Derfor behandler vi dine personoplysninger

For at kunne yde administrativ understøttelse af AAU’s forskning og samarbejde med dig, er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger i forbindelse med fundingrådgivning, projektledelse, juridisk rådgivning, rådgivning om forskningssikkerhed, udarbejdelse og forhandling af aftaler i forbindelse med forskningssamarbejde og databeskyttelse, administrativ håndtering af Ph.d.-studerendes uddannelsesforløb, understøttelse af missionsdrevet forskning, som AAU deltager eller leder.

Vi behandler disse oplysninger om dig i disse tilfælde

• Support af fundingansøgninger og projektledelse: Navn, titel, e-mail, telefonnummer, ansættelsessted. I visse tilfælde også fødselsdato, køn, løn, forskningserfaring, erfaring med funding, kompetencer, publikationslister og forskningsinteresser.
• Ved deltagelse i fundingrelaterede kurser, seminarer og events: Navn, e-mail, arbejdsplads, I nogle tilfælde titel, telefonnummer, uddannelsesoplysninger, statsborgerskab.
• Udarbejdelse af konsekvensanalyser: Navn, CPR.nr., arbejds-email, arbejds-telefonnr., afdelingstilknytning, titel/stilling.
• Registrering af forskningsprojekter hvori der behandles persondata og udarbejdelse af artikel 30 fortegnelse: Navn, arbejds-email, arbejds-telefonnr., ved samarbejde med privatperson; privataddresse.
• Juridisk rådgivning og rådgivning om forskningssikkerhed: Navn, titel, arbejdsplads og afdeling, arbejds-email og telefonnr., tidligere uddannelse, tidligere ansættelsesforhold, etnisk oprindelse i forbindelse med risikovurderinger/screeninger, CV og oplysninger i CV om medlemskab af
   religiøst eller politisk forening, publikationsoplysninger, adresse, ansøgning, fagområdet, familieforhold, eksterne samarbejdspartnere, rådgivning kan omfatte vurderinger knyttet til overtrædelser af lovgivning (eksportkontrol, forvaltningsloven, økonomiske uregelmæssigheder).
• Indgåelse af kontrakter: Navn, arbejds-email, arbejdstelefonnummer, privat telefonnummer, privat adresse (ved aftaler indgået med privatpersoner).
• Forskningsetisk Komité: navn, titel, arbejds-telefonnr. og e-mail, arbejdsplads.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig eller fra den person, du har bedt assistere dig.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2 litra g og universitetslovens § 2, stk. 1, 2 og 3, samt databeskyttelsesforordningens art. 26, stk.1, art. 28 stk. 3, art. 30, stk. 1 og 2, art. 35, stk. 1 og art. 46, stk. 2.

For rådgivning tilknyttet risikovurderinger på sikkerhedsområdet:

• PET Sikkerhedsgodkendelser: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, art. 10, sikkerhedscirkulære CIR1H nr. 10338 af 17/12/2014
• Rådgivning ved kundetjek af samarbejdspartnere: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, regler om eksportkontrol og sanktioner (herunder Dual-Use forordningen) og URIS-retningslinjerne.

I de tilfælde hvor en risikovurdering er nødvendig, vil du få oplyst at en sådan bliver foretaget.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

• Support af fundingansøgninger og projektledelse: I perioden indtil der er truffet afgørelse vedr. ansøgningen og herefter i 5 år efter ansøgning eller final payment, dog enkelte oplysninger følger administration af økonomi (se særskilt fane).
• Fundingrelaterede kurser, seminarer og events: Oplysningerne behandles under tilmelding og afvikling af eventet og i 5 år efter afholdelse af event
• Konsekvensanalyser og registrering af forskningsprojekter: Oplysningerne behandles og opbevares så længe forskningsprojektet er aktivt og forskningsdata opbevares, herefter arkiveres analysen efter arkivlovens regler
• Juridisk rådgivning og rådgivning om forskningssikkerhed: Oplysningerne behandles under hele bevillingsperiode/aftaleperiode og opbevares i 20 år herefter
• Forskningsetisk Komité: Oplysningerne behandles mens sagsbehandlingen pågår og opbevares i 3 år efter afslag eller forskningsaktivitetsløbetid udløber

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

• Support af fundingansøgninger og projektledelse: Bevillingsgivere og evt. eksterne konsulenter tilknyttet eller projektets konsortium:  Navn, titel, e-mail, telefonnummer, ansættelsessted. I visse tilfælde også fødselsdato og sted, nationalitet, køn, løn, forskningserfaring, erfaring med funding, kompetencer, publikationslister og forskningsinteresser.
• Fundingrelaterede kurser, seminarer og events:  Eksterne konsulenter, samarbejdspartnere, oplægsholdere i forbindelse med eventet mv. kan navn, e-mail og arbejdsplads blive videregivet
• Konsekvensanalyser og art. 30/forskningsanmeldelser: Til DPO og/eller Datatilsynet videregives i påkrævede tilfælde Navn, arbejds-e-mail, arbejdstelefonnummer, afdelingstilknytning, titel, stilling
• Juridisk rådgivning, kontraktindgåelse og rådgivning om forskningssikkerhed:
  • Ved kundetjek af samarbejdspartnere videregives oplysninger til Erhvervsstyrelsen i det omfang det vurderes hensigtsmæssigt for vurderingen.
  • Ved overtrædelser eller ved audit videregives oplysninger til DPO, revisor, politi eller andre relevante myndigheder hvor det er påkrævet.
  • Almindelige personoplysninger videregives til samarbejdspartnere i forbindelse med kontraktindgåelse og korrespondance både inden for og uden for EU (jf. databeskyttelsesforordningens art. 49, stk. 1, litra b, c eller d afhængigt af overførselstype).

Formålet med videregivelsen er at leve op til bevillingsgivers retningslinjer og krav, og for at leve op til reglerne om eksportkontrol og sanktioner.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med forskningsstøtte, kan du kontakte Forskningsservice her:  Forskningsservice.aau.dk - Aalborg Universitet   

Derfor behandler vi dine personoplysninger

For at kunne yde administrativ understøttelse af AAU’s forskning og i den forbindelse samarbejdet med dig, er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger i forbindelse med modtagelse af indberetning om opfindelser og software, rådgivning i forbindelse med kommercialisering af opfindelser, indlevering og publicering af patentansøgning og udbetaling af vederlag.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, CPR.nr., nationalitet, arbejdskontaktsdata (e-mail og telefonnr.), privatadresse eller arbejdsadresse, stilling, instituttilknytning.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig eller medopfinder i forbindelse med indberetning om opfindelser eller software, ved indlevering af patentansøgning med dig som opfinder/medopfinder eller ved din henvendelse til AAU Forskningsinnovation for understøttelse af kommercielle muligheder for ikke patenterbare forskningsresultater.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 2, stk. 3. Lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner § 1, § 10, § 12, stk. 1, og § 14, patentlovens § 8, stk. 4 og § 20.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Til sagshåndtering anvender vi Inteum, som vi har indgået en databehandleraftale med.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger så længe kommercialiseringsaktiviteten er i gang, og herefter opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

For at kunne administrere patentansøgninger videregives opfinders navn og privatadresse til patentmyndighederne (i Danmark Patent- og Varemærkestyrelsen) via patentbureau. Hvis patentansøgning fortsat er aktiv efter 18 måneder, vil alle oplysninger om patentansøgningen, inkl. ansøger og opfinders navn og privatadresse blive offentliggjort. Hvis patentansøgningen fortsat er aktiv efter 30 måneder, videregives oplysningerne via patentbureau til nationale patentmyndigheder i alle de lande, hvor der ønskes patent: Navn, arbejdskontaktdata og privatadresse.

Disse oplysninger kan også blive videregivet til andre universiteter, patentbureauer, virksomheder, fonde og/eller offentlige myndigheder både inden for og uden for EU i forbindelse med patentansøgning, licensoverdragelse og sagsbehandling/kommunikation i den forbindelse. Overførselsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens art. 45 eller art. 49, stk. 1, litra e.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse innovation, entreprenørskab og kommercialisering, kan du kontakte AAU Innovation her: aauinnovation@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til administrative formål for at vi kan overholde vores administrative forpligtelser når du udfører din opgave som vejleder, bi-vejleder, censor eller medforfatter, herunder dækning af udgifter og udbetaling af honorar.

Det kan være nødvendigt at behandle dine personoplysninger når vi indskriver studerende og ph.d. studerende, udfærdiger ph.d. planer og progress reports, når du udfører vejledning under uddannelsen, når vi modtager indlevering af afhandlinger og studieprojekter, som du er vejleder, bi-vejleder eller er censor på, når vi skal foretage plagiattjek af afhandlinger, når vi indstiller afhandlinger til bedømmelse, når vi nedsætter bedømmelsesudvalg, ved udsendelse af afhandling, som du er vejleder eller censor på, når vi skal udfærdiger diplom med hovedvejlederudtalelse til ph.d.-studerende, når vi udarbejder medforfattererklæringer, og når vi leverer ledelsesinformation internt på Aalborg Universitet.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, e-mail, titel, akademisk grad. Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, censorbekendtgørelsen § 10, bekendtgørelse om ph.d.-uddannelsen ved universiteterne og visse kunstneriske uddannelsesinstitutioner § 4, stk. 1 og 2, § 7, § 8 stk. 1 og 2, § 9, § 10, § 12, § 14, § 15, § 16, § 24, § 27 og § 28, Bekendtgørelse om doktorgrader §§ 3, 4, 5, 16 og 17.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone og Ph.d. Manager til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med udarbejdelse af ledelsesinformation anvender vi ØSS/Oracle, Clickview, Ph.d manager, eForms og RES. I forbindelse med eksamensbedømmelser anvendes Censor IT.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger indtil studieprojekterne er afviklet eller når ph.d.-graden eller doktorgraden er tildelt. Hvis en ph.d. afbryder sin uddannelse, så lukkes sagen i workzone. Herefter opbevarer vi oplysningerne i 3 år af hensyn til fremtidige henvendelser fra ph.d.-studerende, doktorer og vejledere, samt ved inddragelse af AAU i eventuelle sager vedrørende plagiat og lignende.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Navn, e-mail, lydoptagelser (ved udsendelse og forsvar af ph.d. og doktorafhandlinger)

Vi videregiver oplysningerne til følgende modtagere:

Danmarks Statistik, Innovationsfonden, Nævnet for videnskabelig uredelighed, medlemmer af bedømmelsesudvalg, ansatte på AAU (Ph.d.-skoleleder, programansvarlige, fagkyndige bedømmere, administrative medarbejdere på institut samt medarbejdere i Økonomiafdelingen), offentligheden (ved udsendelse og forsvar af ph.d. og doktorafhandlinger), eksterne fagkyndige bedømmere.

I forbindelse med bedømmelse og offentliggørelse af afhandlinger, overfører vi ligeledes ovenstående personoplysninger til offentligheden og andre eksterne medlemmer af bedømmelsesudvalg, som kan være bosiddende i lande både inden for og uden for EU. Overførsel af personoplysninger til modtagere bosat uden for EU sker på baggrund af GDPR art. 45, stk. 1 og 49, stk. 1, litra d.

Formålet med videregivelsen er at sikre udbetaling af honorar, refusion af rejseudgifter, afvikling af offentlig tilgængelig forsvarshandling, nedsættelse af bedømmelsesudvalget, bedømmelse og forsvar af afhandlinger og udarbejdelse af ledelsesinformation.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse din funktion som vejleder, bi-vejleder, censor eller medforfatter, kan du kontakte aauphd@adm.aau.dk.   

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Når du deltager i videnskabelige forsøg som AAU er ansvarlig for, behandler vi dine personoplysninger for at kunne at gennemføre videnskabelige undersøgelser, der bidrager til ny viden og forskning inden for det pågældende videnskabelige område. Vi behandler også dine personoplysninger hvis vi f.eks. skal udbetale honorar til dig, herunder indberetning til Skattestyrelsen eller refundere udgifter. Deltagelse i videnskabelige forsøg er altid frivilligt og du vil i en række tilfælde modtage særskilte oplysninger i forbindelse med det enkelte forskningsprojekt.

Vi behandler disse oplysninger om dig 

De personoplysninger, vi behandler om dig, afhænger af det konkrete videnskabelige forsøg og kunne f.eks. være oplysninger som navn og kontaktoplysninger, baggrundsoplysninger fx fødselsdato, køn, helbredsoplysninger, data indsamlet under forsøget/undersøgelsen, såsom testresultater, observationer og oplysninger givet ved interviews.

I forbindelse med refundering af udgifter, udbetaling af honorar, og indberetning heraf til SKAT, behandler vi følgende oplysninger: Navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, bankkonto (primært udenlandske), CPR-nr.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig, da du indsendte blanketten i eForms. 

Ved deltagelse i forsøget, vil du få udleveret en oplysningsskrivelse hvor det er oplyst hvilke oplysninger der helt konkret behandles om dig i det videnskabelige forsøg, som du deltager i. Hvis det er nødvendigt, vil du også få udleveret en samtykkeerklæring, hvor vi beder om dit samtykke til bestemte behandlinger af dine personoplysninger.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:

• Almindelige personoplysninger jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra a eller e (afhængigt af det enkelte forskningsprojekt), samt evt. databeskyttelsesloven § 10 stk. 1 og § 11, stk. 1.
• Følsomme personoplysninger behandles med grundlag i databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a eller j (afhængigt af det konkrete forskningsprojekt), samt evt. sundhedslovens regler om behandling af patient- og journaloplysninger.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning. 

Ift. udbetaling af honorarer og eventuelle udlæg anvender vi eForms.

Afhængigt af den konkrete videnskabelige forsøg/undersøgelse, kan vi anvende andre systemer til behandling af dine personoplysninger. Du kan kontakte projektlederen af den videnskabelige undersøgelse, hvis du ønsker at vide hvilke systemer bliver anvendt til at behandle dine personoplysninger.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger så længe forskningsprojektet løber og herefter opbevarer vi oplysningerne så længe det er nødvendigt i forhold til formålet og for f.eks. at kunne leve op til reglerne om ansvarlig forskningspraksis og evt. god klinisk praksis hvis det er et sundhedsvidenskabeligt forsøg.  

Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger. 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Ved behandling af oplysninger i forbindelse med udbetaling af honorar videregiver vi dine oplysninger til Skattestyrelsen i forbindelse med indberetning (Navn, cpr.nr.) og til universitetets banker (navn, adresse, cpr.nr. kontonr.)

I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.  

Formålet med videregivelsen er at sikre korrekt beskatning og sikre overholdelse af de danske skatteregler.  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning, f.eks. kan vi lovligt videregive dine personoplysninger til andre forskningsinstitutioner indenfor EU til nye forskningsformål og/eller statistik efter databeskyttelseslovens § 10.

Har du spørgsmål?  

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med det videnskabelige forsøg/den videnskabelige undersøgelse du deltager i, kan du kontakte forsøgets/undersøgelsens projektleder. Du finder kontaktoplysninger på projektlederen på den oplysningsskrivelse eller det samtykke du får udleveret når du deltager. 

Har du spørgsmål til behandling af dine personoplysninger ifm. udbetaling af honorar, kan du kontakte AAU´s økonomiafdeling på: okonomi@adm.aau.dk.  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når vi søger om eller modtager bevillinger til et forskningsprojekt og vi i den forbindelse er i dialog med dig som repræsentant/medarbejder hos bevillingsgiver, behandler vi dine personoplysninger til at administrere og dokumentere bevillingen, indgå nødvendige kontrakter eller aftaler, sikre korrekt anvendelse af midlerne, og opfylde juridiske og regnskabsmæssige forpligtelser og foretage intern afrapportering, controlling og analyse, samt til at rapportere til relevante myndigheder og interessenter.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, mail og telefonnr.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig eller den, du har anmodet om assistance fra.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens 10, stk. 1 (analyse og statistik) og universitetslovens § 2, stk. 3. Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen, Skatteloven, Bekendtgørelse af lov om universiteter (universitetsloven), Bekendtgørelse om tilskud, regnskab og revision m.v. ved universiteterne, Finansministeriets budgetvejledning, Finansministeriets budgetvejledning.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger i 20 år af hensyn til krav til dokumentation ved både nationale og internationale bevillinger.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi videregiver dine personoplysninger til eksterne samarbejdspartnere inden for projektet og andre bevillingsgivere. Personoplysninger videregives evt. til samarbejdsparter, fx ved korrespondance mellem AAU og samarbejdsparterne.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med bevillinger, kan du kontakte Kontraktenheden: kontrakt@adm.aau.dk   

Derfor behandler vi dine personoplysninger

• Udbud og indkøb: Når du deltager i et af AAU´s udbud eller indkøb
• Kreditorer og debitorer: Behandling og/eller udstedelse af fakturaer
• Analyse: Indberetninger til eksterne myndigheder og analyser til internt brug
   

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, CPR.nr., adresse, og e-mail.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med indgåelse af samarbejde, eller indhentning af tilbud.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 11, bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen, Skatteloven, Bekendtgørelse af lov om universiteter (universitetsloven), Bekendtgørelse om tilskud, regnskab og revision m.v. ved universiteterne, Finansministeriets budgetvejledning, Bekendtgørelse af udbudsloven, Tilbudsloven, Cirkulære om Tjenesterejseaftalen, Bekendtgørelse om obligatorisk digital indberetning til Danmarks Statistik og UFM Indberetningsinstruks.

I forhold til analyser til internt brug behandles personoplysningerne med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 2.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med disse opgaver inden for økonomi, regnskab, udbud/indkøb og controlling, anvender vi Oracle ERP, VAX 360 og WBM (MySupply), som AAU har indgået en databehandleraftale med.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

• Rejseudlæg og kontrol: I Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår.
• Udbud og indkøb: I hele kontraktens varighed, dog minimum 3 år fra kontraktens tildelingstidspunkt, jf. udbudsloven.
• Registrering af anlæg og udstyr: I hele ansættelsen og herefter i 5 år efter løbende regnskabsår.
•  Controlling og projektøkonomi: I Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår.
• Kreditorer og debitorer: I Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår.
• Budgettering og bogholderi: Indeværende år og herefter i 5 år efter løbende regnskabsår for budgettering. For bogholderi opbevares i Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører, og 5 år i WorkZone efter løbende regnskabsår.
• Analyse: Under opgaveperioden og herefter i 30 år.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

I alle tilfælde videregives personoplysninger til Deloitte til institutionsrevision og herudover specifikt:

• Kreditorer og debitorer: Skattestyrelsen ved skatteindberetning og banker ved betaling, samarbejdspartnere og bevillingsgivere, banker og Wordline til kortbetalinger, Mobilepay.
• Analyse: Obligatorisk indberetning til Danmarks Statistik, Undervisnings- og Forskningsministeriet og Børne- og Undervisningsministeriet.

Formålet med videregivelsen er at kunne administrere samarbejdet, herunder modtage tilbud, indgå aftaler, håndtere betalinger og opfylde lovkrav til regnskab, revision og rapportering. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration vedr. økonomi, regnskab, indkøb, økonomikontroller og analyse, kan du kontakte Økonomiafdelingen her: Kontakt informationer for økonomiafdelingen på: Aalborg Universitet (AAU) - Aalborg Universitet 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når du ønsker at benytte AAU’s lokaler og indgår aftale med AAU herom, behandler vi dine personoplysninger til administrative formål.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, telefonnummer, e-mailadresse, organisation/virksomhed.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din forespørgsel om lokaleudlån/leje.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med sikkerhedstjenester på AAU’s lokationer, anvender AAU vagtfirmaet G4S. G4S kan i denne forbindelse behandle dine personoplysninger på vegne af AAU. Der er indgået en databehandleraftale med G4S.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i 1 år efter arrangementet er afholdt. I tilfælde af arrangementer mod betaling, følges beskrivelsen under ’Opkrævninger og betaling’ i denne persondatapolitik.

Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med lokaleudlån til arrangementer uden for almindelig undervisning, kan du kontakte Campus Service her: Campus Service - Aalborg Universitet 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når du er oplægsholder til et kursus, seminar, event eller lignende, som AAU afholder, er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger til administration, promovering og offentliggørelse af arrangementet.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, e-mail, arbejdsplads og i nogle tilfælde: Titel, telefonnummer, billeder uddannelsesoplysninger og statsborgerskab.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig eller den du har bedt dig assistere med opgaven.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e og Universitetslovens § 2, stk. 3.

Vi behandler visse typer af billeder, med dit samtykke.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med opslag på sociale medier mv., kan du læse mere om behandlingen af oplysningerne i afsnittet: Kommunikation på sociale medier, hjemmesider, AAU Update og taler.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

I forbindelse med at du er oplægsholder ved kurser, seminarer eller events behandler vi dine personoplysninger i Workzone, hvis det er nødvendigt at bevare dem ift. opfølgende eller gentagende arrangementer.  Personoplysningerne sendes til Arkiv efter højest 5 år.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

For at afholde events og lignende som du er oplægsholder ved. Kan vi, afhængigt af arrangementet, videregive dit navn, din e-mail og din arbejdsplads til eksterne konsulenter/eksterne samarbejdspartnere, eksterne oplægsholdere (fx EU-medarbejdere, rådgivere fra ministerier), når det er nødvendigt Jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e og Universitetslovens § 2, stk. 3.

Ved promovering af arrangementer som du er oplægsholder ved offentliggøres dine personoplysninger, så de er tilgængelige for alle der måtte tilgå hjemmesiden, som er tilmeldt nyhedsbreve vedrørende arrangementer, samt eventuel promovering på sociale medier. Du kan læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger når de offentliggøres på sociale medier i afsnittet: Kommunikation: Indhold på sociale medier, hjemmesider, AAU Update og taler.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med andre kurser, seminarer eller events kan du kontakte det institut/den afdeling som afholder arrangementet. Du kan finde instituttet eller afdelingen her: Organisationer på AAU 

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

Når du deltager i møder afholdt af Aalborg Universitet, kan det være nødvendigt at behandle dine personoplysninger til administration. 

For at kunne indkalde til og afholde møder og i nogle tilfælde bestille forplejning, er det nødvendigt at behandle dine personoplysninger. 

Vi behandler disse oplysninger om dig 

Navn og e-mail; oplysninger om allergener el. andre madforbehold.  

Vi har modtaget dit navn og din e-mail fra dig eller fra den virksomhed, myndighed eller organisation mv., du repræsenterer. 

Oplysninger om allergener og andre madforbehold indsamler vi særskilt fra dig, når det er nødvendigt af hensyn til afvikling af mødet. 
 
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:  

Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, samt universitetslovens § 2, stk. 3. Oplysninger om allergener og visse madforbehold behandles med grundlag i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a og art. 9, stk. 2, litra a. 
 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  Særligt i forbindelse med afholdelse af møder anvender vi e-dagsordenssystemet First Agenda.  

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger 

I forbindelse med din deltagelse i møder kan dine oplysninger videregives til andre mødedeltagere udenfor Aalborg universitet. 

Mødeindkaldelser findes i Microsoft Outlook, så længe en medarbejder er ansat. Herefter slettes kontoen. Opbevaringsperioden for deltagerlister følger beskrivelsen under fakturaer under ”Administration vedr. økonomi, regnskab, indkøb, økonomikontroller og analyse” i denne persondatapolitik.  

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.   

 
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

I forbindelse med bestilling af forplejning videregives dit navn og eventuelle forplejningshensyn til vores kantineudbydere Cheval Blanc Kantiner eller Jespers Torvekøkken. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.  

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med deltagelse i møder, kan du kontakte Rektorsekretariatet på rektorsekretariatet@adm.aau.dk.   

Derfor behandler vi dine personoplysninger

For at administrere og gennemføre brobygningsaktiviteterne, herunder tilmelding, kommunikation og evaluering af arrangementet, behandler vi, med dit samtykke, dine personoplysninger til administration.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn og e-mail.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig, da du tilmeldte dig brobygningsaktiviteten.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med brobygningsaktiviteterne anvender vi Microsoft Dynamics, som AAU har en databehandleraftale med.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter vi dine personoplysninger.

Oplysninger om tilmeldte opbevares i Dynamics eller Teams/Sharepoint. Oplysningerne slettes 1 år efter deltagelsen.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver. 

Har du spørgsmål?

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med brobygningsaktiviteter, kan du kontakte brobygning@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger 

For at kunne sekretariatsbetjene udvalg på AAU, administrere rektors rådighedssum, som har til formål at støtte aktiviteter, større initiativer og strategiske indsatser, der har med AAU’s virksomhed at gøre samt behandle indstillinger og udpegninger til nævn, råd, udvalg, bestyrelser, fonde el.lign., som i nogle tilfælde forelægges via Danske Universiteter, er det nødvendigt for os at kunne behandle dine personoplysninger.  

Vi behandler disse oplysninger om dig 

• Rektors rådighedssum: Navn, telefonnummer, e-mail og i nogle tilfælde adresse. 
• Sekretariatsbetjening af udvalg: Navn, e-mail, stilling, ansættelsessted, videnskabelige publikationer og i nogle tilfælde også tlf.nr, tidligere stillinger, CPR.nr. og privatadresse. 
• Indstillinger og udpegninger: Oplysninger i de indstilledes CV’er behandles, dvs. navn, e-mail, tlf.nr., titel, adresse, fødselsdato og publikationer, evt. tidligere ansættelser og andre oplysninger, du måtte angive i dit CV. 

Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med administration af rektors rådighedssum fra dig, da du ansøgte om tilskud. 

Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med sekretariatsbetjening af udvalg, fra dig eller den virksomhed, myndighed eller organisation mv., du repræsenterer.

Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse indstillinger og udpegninger, fra dig, enten direkte eller via et dekan- eller institutsekretariat.  

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:  

• Rektors rådighedssum: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 2.  
• Indstillinger og udpegninger: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 35. 
• Sekretariatsbetjening: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11 og universitetslovens § 2 samt særregler for udvalgene. 

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.  

Særligt i forbindelse med sekretariatsbetjening anvender vi e-dagsordenssystemet First Agenda og plagiatsystemet Ithenticate.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger 

Sekretariatsbetjening af udvalg: 5-8 år afhængigt af type udvalg fra tidspunktet for udpegning til det pågældende udvalg. 

Rektors rådighedssum: Sagen behandles i indeværende år og sagsakter opbevares i 5 år efter udgangen af regnskabsåret.   

Indstillinger og udpegninger: 15 år efter afgørelse/udnævnelse/tildeling eller lign. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger. 

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere 

Sekretariatsbetjening af udvalg mv.: Mødemateriale deles med bidragsydere og mødedeltagere. Derudover er referaterne åbne og findes på AAU’s hjemmeside eller intranet, hvor mødedeltagere fremgår med navn og titel. 

Indstillinger og udpegninger: Oplysninger i de indstilledes CV’er behandles; navn, e-mail, tlf.nr., titel, adresse, fødselsdato og publikationer, tidligere ansættelser mv. videregives til de organisationer som sagsbehandler og betjener de nævn, råd, udvalg, bestyrelser, fonde, der indstilles og udpeges til samt til Danske Universiteter, som i nogle tilfælde er bindeled.   

Formålet med videregivelsen er, for så vidt angår sekretariatsbetjening, at sikre åbenhed om behandlingen af sager i udvalg mv., når vi er forpligtet til det, og for så vidt angår indstillinger, at sikre, at du bliver indstillet til den udpegende myndighed eller organisation. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.  

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration vedr. sekretariatsbetjening af udvalg mv., Rektors rådighedssum samt indstillinger og udpegninger, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: Rektorsekretariatet på Aalborg Universitet - Aalborg Universitet 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

For at administrere og udsende nyhedsbreve, der informerer om vores uddannelsestilbud, arrangementer og andre relevante aktiviteter behandler vi, med dit samtykke dine personoplysninger.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn og e-mail.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig, da du tilmeldte dig modtagelse af nyhedsbrevet og i den forbindelse gav samtykke til behandlingen af dine personoplysninger.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Personoplysninger bliver opbevaret så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet og slettes når du tilbagekalder dit samtykke via Tilbagekald samtykke - Aalborg Universitet. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter vi dine personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde og andre samfundsmæssige opgaver.

Har du spørgsmål?

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med brobygningsaktiviteter, kan du kontakte aaukommunikation@adm.aau.dk.   

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Hvis du i forbindelse med samarbejde, gæsteunderviser eller lignende skal have adgang til et eller flere af AAU’s systemer skal du have en brugerprofil. I den forbindelse behandler vi dine personoplysninger. Vi kan desuden behandle dine personoplysninger ifm. systemudvikling og vedligehold med det formål at sikre, at AAU’s systemer fortsat er tilstrækkeligt opdaterede og beskyttede.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Adgang og teknisk understøttelse ved brug af AAU’s systemer og udstyr: Afhængigt af hvilket system, der skal gives adgang til, behandles følgende systemrelevante ID’er: AAUID, IP-adresse. Herudover behandles følgende oplysninger i forbindelse med identitet- og rettighedsstyring: navn, CPR.nr., afdeling, arbejds-email, arbejds-telefonnr., evt. privat e-mail og privat telefonnummer.

Supportproces: I forbindelse med teknisk support behandles ovenstående oplysninger i det omfang de er relevante. Herudover behandles der evt. logningsoplysninger, og hvis din henvendelse indeholder følsomme personoplysninger, behandler vi også disse.

Systemudvikling og vedligehold: Som udgangspunkt behandler vi ikke dine personoplysninger ifm. systemudvikling og vedligehold. I det omfang det er nødvendigt at benytte personoplysninger for at sikre systemers korrekte funktionalitet, behandler vi oplysninger om dig. Typen af oplysninger er afhængigt af det konkrete system, der er under udvikling, test eller vedligehold.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig ifm. din tilknytning til AAU eller din henvendelse til support. AAUID er tildelt dig af AAU.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra j, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og universitetsloven § 2, stk. 3.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med identitet- og rettighedsstyring anvender vi IDM (IdentityIQ), AD og Entra ID. I forbindelse med brugerdata i AAU’s LMS (Moodle) anvender vi data fra STADS og Modulbasen. I forbindelse med supportproces anvender vi ServiceNow.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger så længe du anvender systemet og herefter opbevarer vi oplysningerne i 5 år efter sidste aktive tilknytning for at kunne sikre sammenhæng i brugernavne. Oplysninger i IDM, AD og Entra ID vil typisk opbevares i maksimalt 3 måneder efter din tilknytning til AAU stopper. Kursusinformation i Moodle opbevares i 6 år, hvorefter de slettes. Supportsager opbevares i 5 år plus indeværende år.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Identitetsstyring: For at kunne sikre adgang til systemer som udbydes på AAU, herunder support, kan det i visse tilfælde blive nødvendigt at videregive dine oplysninger om login, navn, e-mail og brugernavn til systemleverandører. Det kan indebære systemleverandører uden for EU i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 46, stk. 2, litra c.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med systemadgang og support, kan du kontakte ITS Support her: support@its.aau.dk.  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Netværks monitorering: Til IT sikkerhedsmæssige formål foretager AAU netværksmonitorering ved brug af AAU netværk. For at kunne identificere brugere ud fra netværkstrafik oplysninger, f.eks. i forbindelse efterforskning af sager om overtrædelse af AAU´s vilkår for anvendelse af netværk, indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.  

Tv-overvågning: Til sikkerhedsmæssige formål har AAU etableret tv-overvågning på AAU’s lokationer. Hvis du færdes på AAU’s lokationer, kan du være omfattet af tv-overvågningen, og i den forbindelse indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Netværks monitorering: Navn og mailadresse, IP- og MAC adresse, lokalitetsoplysninger på bygningsniveau eller lokaleniveau, når netværk på AAU benyttes.

Tv-overvågning: TV-optagelser, hvorpå du måtte optræde og de oplysninger, der kan genkendes derfra, herunder kendetegn og evt. helbredsoplysninger, hvis det fremgår tydeligt af optagelsen.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din anvendelse af AAU´s netværk eller ophold på områder ved AAU som er tv-overvågede.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g og art. 32, universitetslovens § 2 og tv-overvågningslovens § 2d.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med opbevaring af logoplysninger opbevarer vi oplysningerne i Splunk.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Tv-overvågning: Vi opbevarer tv-optagelserne i 30 dage, hvorefter de slettes.

Netværksmonitorering: Vi opbevarer logoplysninger i op til 13 måneder, hvorefter de slettes.

I tilfælde af efterforskning af en sag, kan vi være nødsaget til at opbevare optagelserne i længere tid. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

I tilfælde af efterforskning af en lovovertrædelse kan oplysningerne blive videregivet til politiet eller til andre relevante myndigheder.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til, hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, kan du kontakte Campus Service her: Campus Service - Aalborg universitet 

Har du spørgsmål til, hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med monitorering, kan du kontakte ITS Sikkerhed her: ciso@aau.dk   

Hvis du har en arbejdsmæssig tilknytning til AAU, kan du ved behov anvende AAU’s Whistleblowerordning. Læs hvordan vi behandler dine personoplysninger i den forbindelse her

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når du har en relation til Aalborg Universitet i forbindelse med f.eks. samarbejde hvor vi har behandlet dine personoplysninger, kan dine personoplysninger indgå i akter, som der kan anmodes om aktindsigt i. Som statslig institution er vi underlagt offentlighedsloven, forvaltningsloven og miljøoplysningsloven og er derfor forpligtet til at behandle, træffe afgørelse og udlevere sagsakter efter reglerne heri om aktindsigt. I visse tilfælde – afhængigt af anmodningens indhold og reglerne på området – kan det indebære, at vi er pålagt at udlevere dokumenter, hvoraf dine personoplysninger fremgår.

Vi behandler disse oplysninger om dig

De personoplysninger, som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive behandlet i sager om aktindsigt, afhængigt af den konkrete anmodning. I forbindelse med udlevering af dokumenter, pseudonymiserer vi dine personoplysninger i det omfang det er muligt efter reglerne om aktindsigt, så du ikke direkte kan identificeres ud fra de udleverede dokumenter.

Hvis du har anmodet om aktindsigt, behandler vi de personoplysninger, vi måtte have modtaget fra dig. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 8 og § 11 samt forvaltningslovens § 9, offentlighedslovens § 7 og miljøoplysningslovens § 2.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer aktindsigtssagen, som dine personoplysninger indgår i, så længe aktindsigtssagen behandles og 5 år efter afgørelsen er truffet. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Hvis aktindsigtsafgørelsen tilsiger, at et eller flere dokumenter, hvoraf dine personoplysninger fremgår, skal udleveres, vil disse blive udleveret til den person, der har anmodet om aktindsigt i dokumenterne. I det omfang det er muligt efter reglerne om aktindsigt, pseudonymiserer vi dine personoplysninger, så du ikke direkte kan identificeres ud fra de udleverede dokumenter.

Hvis du har anmodet om aktindsigt, og vi vurderer, at en anden myndighed har kompetence til at træffe afgørelse om aktindsigt, vil anmodningen, herunder dine personoplysninger, blive videresendt til rette myndighed.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med aktindsigtssager, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: rektorsekretariatet@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Som statslig institution har vi pligt til at behandle brud og mistanke om brud på persondatasikkerheden. Dette indebærer b.la. at identificere, hvilke personoplysninger der kan være eller er blevet kompromitteret, hvordan et brud kan være eller er sket, og hvilke systemer eller processer der kan være eller er blevet påvirket, samt at underrette Datatilsynet og eventuelt berørte personer, hvor det er nødvendigt afhængigt af risikoen i det konkrete tilfælde.

Vi behandler disse oplysninger om dig

De personoplysninger, som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive behandlet i forbindelse med sagsbehandling af brud på persondatasikkerheden, afhængigt af den konkrete hændelse. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der behandler personoplysningerne.  Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, art. 9, stk. 2, litra g og art. 33.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med håndtering af sikkerhedshændelser, anvender vi ServiceNow.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer sagen med dine personoplysninger, så længe sagen behandles og i 5 år herefter. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

I tilfælde hvor Aalborg Universitet ikke er ansvarlig for dataansvarlig i forbindelse med anmeldte brud på persondatasikkerheden videregives alle nødvendige oplysninger, inklusive personoplysninger til den der er dataansvarlig. Kun oplysninger som er nødvendige for at den dataansvarlige kan håndtere sagen videregives. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med dataanalyse, kan du rette henvendelse her: dpo@aau.dk   

Derfor behandler vi dine personoplysninger

På AAU foretager vi foretager vi analyse af vores data og forretningsgange, udarbejder statistikker og analyserapporter med henblik på at optimere vores processer, foretage interne og eksterne audits, udvikle universitets tilbud af uddannelse, forskning og administration eller besvare henvendelser fra myndighederne om universitets virke. 

Vi er derudover forpligtet til at udlevere visse data til brug for statistik til Danmarks Statistik.

Vi behandler disse oplysninger om dig

De personoplysninger som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive anvendt til dataanalyse, dog ikke oplysninger om strafbare forhold. Vi pseudonymiserer dine personoplysninger i det omfang det er muligt, så du ikke direkte kan identificeres ud fra analysen.

Vi har modtaget oplysningerne fra AAU’s forskellige afdelinger i forbindelse med de aktiviteter, som er angivet i politikkens andre afsnit.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, samt universitetslovens § 2 og lov om Danmarks Statistik § 6, stk. 1.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Særligt i forbindelse med dataanalyse anvender vi PowerBI, QlikView og datawarehouse.

 Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med analysen. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi er forpligtet til efter anmodning at udlevere visse data til brug for statistik til Danmarks Statistik i overensstemmelse med § 6 i lovbekendtgørelse 2018-05-30 nr. 610 om Danmarks Statistik.

Formålet med videregivelsen er at sikre korrekt og lovpligtig indberetning af relevant data. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med dataanalyse, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Formålet med at behandle dine personoplysninger når du melder dig ind i Aalborg Universitets alumnenetværk, er at kunne tilbyde og administrere medlemskabet og kunne udsende nyhedsbreve og information om arrangementer, kurser og andre relevante tilbud, facilitere kontakt mellem tidligere studerende og undervisere. tilbyde adgang til universitetsbiblioteket og andre ressourcer, samt give mulighed for at få en mentor gennem netværket.

Vi behandler disse personoplysninger  

I forbindelse med din tilmelding giver du samtykke til at vi må behandle følgende oplysninger om dig: Navn, privat e-mail, arbejds-email, telefonnummer, fødselsdag, CPR-nummer, jobtitel / stilling, arbejdssted, jobkategori, år for jobstart, billede.

I forbindelse med surveys behandles også oplysninger om uddannelse, dimissionsår, branche samt virksomhed for ansættelse i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 2.

Vi har modtaget oplysningerne dig i forbindelse med din optagelse på AAU og at du har tilmeldt dig AAU’s Alumnenetværket eller deltaget i en survey.  

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, markedsføringsloven paragraf 10, stk. 1, samt databeskyttelseslovens § 11.

Sådan opbevarer vi dine oplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med analysen. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi videregiver følgende personoplysninger om dig til følgende modtagere:  Portrætter publiceres på AAU’s hjemmesider, og der kan linkes til disse på både Facebook, LinkedIn, samt info-skærme rundt om på campus. 

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse innovation, entreprenørskab og kommercialisering, kan du kontakte AAU Innovation her: aauinnovation@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Formålet med at behandle dine personoplysninger når du melder dig som mentor og/eller deltager i erhvervspaneler for startups, er administration af mentorprogrammet, herunder at forbinde mentorer med mentee’s og facilitere et mentorkorps.

Vi behandler disse oplysninger om dig i disse tilfælde

Fulde navn, mailadresse, telefonnummer, jobtitel, by, hvilken virksomhed, du er tilknyttet, din Linkedin-profil, erfaringer indenfor entreprenørskab og interesse- og brancheområde, FN-verdens mål.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig ifm. din ansøgning om at blive mentor for startups ved AAU.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra e, universitetslovens § 2, stk. 3.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

I forbindelse med skiftet til næste fase i startup-programmet afholdes der et panel, hvor beslutningen omkring hvem skal videre i næste fase tages af mentorerne/ekstern erhvervskontakter. I denne forbindelse gemmes panelets beslutning på en sag, som er oprettet i forbindelse med deltagelse i AAU Startup Program. Sagen lukkes i WorkZone når du ikke længere er aktiv i AAU Startup Program og opbevares herefter i 10 år.

Informationer opbevaret på vores hjemmeside, bliver slettet når du ikke længere er en del af mentorprogrammet.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi offentliggør dit navn, link til din LinkedIn-profil, samt dine erfaringer og din professionelle baggrund på vores hjemmeside.

Formålet med videregivelsen er at give studerende i AAU Startup Programmet et katalog og indsigt i hvilke mentorer der befinder sig i mentorkorpset, så de herigennem kan kontakte mentorer med den relevante faglighed og erfaring.

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med forskningsstøtte, kan du kontakte AAU Innovation her: aauinnovation@adm.aau.dk  

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Til nærbilleder og visse former for indhold, indhenter vi dit samtykke til at offentliggøre det på AAU’s sociale medier. Heri kan du læse konkret hvordan vi behandler dine personoplysninger. Generelt, så behandler vi - med dit udtrykkelige samtykke - dine personoplysninger til informations- og markedsføringsmateriale om AAU på AAU’s konti på sociale medier, på AAU’s hjemmesider, oplysningskampagner online og offline for AAU, annoncer for og artikler om AAU i prints, plakater, brochurer/tryksager og digitale medieformater, samt profilerings-, kampagne- og reklamefilm til tv og på online platforme.

Derudover behandler vi i visse tilfælde dine personoplysninger i taler, på AAU Update og på AAU’s hjemmeside og indhold på AAU’s kanaler på sociale medier til oplysning og kommunikation om aktiviteter og forhold på AAU.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Navn, titel, arbejdsområde, publikationer, debatindlæg, forskningsområder, billede/video hvorpå du optræder og personlige narrativer, som du oplyser.

Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig eller en du har udpeget til at assistere dig.

Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e. (taler, situationsbilleder på hjemmesider mv.)

Når vi indhenter dit samtykke, behandler vi dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a eller art. 9, stk. 2, litra a.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af indholdet til mediet og efter offentliggørelsen af et opslag, slettes oplysningerne hos AAU, mens opslaget vedbliver på AAUs kanaler på sociale medier.

Taler opbevares i 3 år af hensyn til henvisninger osv., hvorefter den slettes.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter eller anonymiserer vi dine personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Når vi offentliggør materiale indeholdende dine personoplysninger på AAU’s sociale medie-konti, herunder Facebook, Youtube, Instagram og X, så har disse sociale medier ofte hjemsted for deres virksomhed inden for EU, hvor personoplysningerne som udgangspunkt opbevares, men også datter- og/eller moderselskab uden for EU, særligt i USA. Det betyder, at når dine personoplysninger offentliggøres på sociale medier, så kan oplysningerne blive overført til et land uden for EU, som ikke yder samme niveau af databeskyttelse som inden for EU. Vi indhenter dit samtykke til offentliggørelsen af billeder og videoer hvorpå du fremtræder tydeligt.

Ved taler og indhold på hjemmesider offentliggøres dine personoplysninger, så de er tilgængelige for alle der måtte høre talen eller tilgå hjemmesiden, AAU-update mv.  

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

Har du spørgsmål? 

Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med indhold på sociale medier, hjemmesider og taler, kan du kontakte AAU Kommunikation og Public Affairs her: Kontakt - Aalborg Universitet