Har du generelle spørgsmål til databeskyttelse på AAU eller dine rettigheder, eller ønsker du at klage til DPO’en over AAU’s behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte vores DPO her: dpo@aau.dk

Bemærk: Når du henvender dig til AAU’s DPO, behandler AAU følgende personoplysninger om dig til administrative formål jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 39: Navn, e-mail, telefonnr. og de oplysninger du måtte angive om dig selv i henvendelsen. Disse oplysninger videregives til AAU’s DPO, som er eksternt tilknyttet.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Oplysningerne opbevares så længe sagen er aktuel og i 3 år efter sagens afslutning, hvorefter oplysningerne arkiveres efter arkivlovens regler.  Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Aalborg Universitet (AAU) er et af Danmarks otte universiteter, og vi behandler i stort omfang personoplysninger om forskellige typer af personer i relation til forskellige typer af behandlinger. Aalborg Universitet behandler og registrerer typisk personoplysninger, hvis du er eller har været ansat eller studerende ved universitetet, samt hvis du har deltaget i en konference, været en del af samarbejder - eller blot er abonnent på universitetets web-tjenester.  Derudover behandler universitetet fx personoplysninger i forbindelse med forskningsprojekter. Aalborg Universitet er i alle tilfælde formelt dataansvarlig.

Aalborg Universitets persondatapolitik finder anvendelse på de personoplysninger, som Aalborg Universitet indsamler og behandler. Referencer i denne persondatapolitik til ’AAU, universitetet, vi, os eller vores’ henviser til Aalborg Universitet.

Universitetets officielle kontaktinformation er:

Aalborg Universitet
Fredrik Bajers Vej 7K
9220 Aalborg Øst

Tlf: 9940 9940
aau@aau.dk 
www.aau.dk   
CVR nr.: 29102384   

Aalborg Universitet har pligt til efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 at give dig oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Det kan du læse mere om på denne side.

Du kan finde oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger ved først at vælge, om du er nuværende eller tidligere ansat, under rekruttering, studerende, samarbejdspart, leverandør eller hjemmesidebesøgende (cookies). Herefter vælger du den fane med dét tema behandlingen af dine personoplysninger vedrører. Fx hvis du ønsker at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger om dig som medarbejder på vej på barsel, så finder du informationen under ”Rekruttering, nuværende og tidligere ansat - ”Barsel”.

Du kan anmelde en sikkerhedshændelse her:  Sikkerhedshændelser - Aalborg Universitet  

Når du anmelder en sikkerhedshændelse til AAU, har vi behov for at behandle følgende personoplysninger om dig til håndtering af sagen, efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og art. 33: Navn, e-mail, telefonnr., og de oplysninger, som du måtte angive til os i forbindelse med din anmeldelse.

Hvis dine personoplysninger er omfattet af en sikkerhedshændelse, kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med håndtering af hændelsen under ’Håndtering af sikkerhedshændelser’ under hhv. fanen for ansatte, studerende og eksterne, leverandører mv. nedenfor.

Aalborg Universitet behandler personoplysninger fortroligt. Personoplysningerne vil blive behandlet og opbevaret i universitetets sagsbehandlingssystemer. Når der ikke længere er brug for oplysningerne til det formål, som de er indsamlet til, vil de blive slettet eller arkiveret i Aalborg Universitets journalsystem. Derudover kan anden lovgivning kræve, at universitet gemmer data i en kortere eller længere periode.  

Vi tager sikkerhed alvorligt, og vi har implementeret flere sikkerhedstiltag, for at vi bedre kan beskytte dine personoplysninger og vores forretning. Vi har bl.a. arbejdet med forskellige strategier, kontroller, politikker og tekniske tiltag for at beskytte os. Vi beskytter personoplysninger bl.a. ved at anvende krypteringsteknikker og andre sikkerhedstiltag som firewalls og password-beskyttelse. Vi arbejder kontinuerligt for at opkvalificere vores sikkerhed og sikre, at vores medarbejdere er klædt på til opgaven, da de tekniske muligheder hele tiden udvikler sig.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

Registrerede personer kan klage over behandlingen af oplysningerne til Datatilsynet dt@datatilsynet.dk eller med almindelig post til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.

Du opfordres dog til at kontakte Aalborg Universitets Databeskyttelsesrådgiver på dpo@aau.dk inden, da sagen eventuelt vil kunne løses eller afklares.

Der hvor AAU behandler personoplysninger om en person, har vi en pligt til på eget initiativ at informere vedkommende om følgende:

• Kontaktoplysninger til AAU samt evt. Databeskyttelsesrådgiver
• Til hvilket formål og med hvilket retsgrundlag dine oplysninger behandles
• Beskrivelse af hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om, og hvor de stammer fra
• De modtagere eller kategorier af modtagere personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer
• Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at indgive en klage til Datatilsynet eller anden tilsynsmyndighed
• Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering
• Om AAU agter at behandle personoplysninger til andre formål

Denne informationspligt gælder uagtet, om AAU har indsamlet oplysningerne direkte ved den registrerede selv, eller om oplysningerne er indhentet gennem en tredjepart.

Undtagelser

AAU skal ikke efterleve oplysningspligten overfor de registrerede i de tilfælde, hvor det er klart, at vedkommende allerede er bekendt med ovenstående informationer, og i nogle tilfælde hvis personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af tavshedspligt, eller hvis behandlingen af personoplysninger er stadfæstet ved lov.

Indsigtsretten er personers ret som registreret til at få information om, hvad der sker med vedkommendes personoplysninger.

Først indeholder indsigtsretten, at man kan få bekræftet, hvorvidt AAU behandler ens personoplysninger, og hvis det er tilfældet, har man yderligere en ret til at få adgang til personoplysningerne herunder følgende informationer:

• Til hvilke formål oplysningerne behandles
• Beskrivelse af hvilke kategorier af personoplysninger der er tale om, og hvor de stammer fra
• De modtagere eller kategorier af modtagere personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer
• Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at indgive en klage til Datatilsynet eller anden tilsynsmyndighed
• Enhver tilgængelig information om, hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke indsamles hos den registrerede
• Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering

Tidsfrister

AAU skal svare så hurtigt som muligt og senest en måned efter at have modtaget din henvendelse. Denne frist gælder uanset om indsigtsanmodningen er generel, eller om du beder om specifikke informationer. Denne periode kan dog forlænges under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og antal. Er der særlige forhold, der gør sig gældende, må vi sende dig et foreløbigt svar med en begrundelse for forsinkelsen.

Anmod om indsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal bede om indsigt. Det kan ske via e-mail, brev, telefonisk eller ved personlig henvendelse. Vi beder dog om, at du anvender AAU’s foreslåede proces, da det letter opgaven med at imødekomme din indsigtsanmodning.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om indsigt.

Søger du søger indsigt på egne vegne, hent indsigtsskabelon, eller søger du indsigt på vegne af en registreret ved fuldmagt, værgemål eller forældremyndighed, hent indsigtsskabelon for tredjeparter. Da de indeholder fortrolige informationer, anbefaler vi at sende med sikker post via e-boks eller borger.dk, hvor du vælger AAU post. Du kan også sende din anmodning via mail til den afdeling på AAU som behandler dine personoplysninger ifølge denne politik. Alternativt kan du skrive til dpo@aau.dk

Besvarelsen af indsigtsanmodninger

For at vi kan besvare din indsigtsanmodning skal vi kunne verificere din identitet, og derfor anvender vi e-boks til at fremsende materialet til dig. Ønsker du ikke at modtage besvarelsen via e-boks, skal du møde personligt op ved universitetet med et gyldigt billede-id, som skal fremvises ved udlevering af besvarelsen på din indsigtsanmodning. Vi anvender disse to metoder, for at sikre os, at vi ikke udleverer besvarelserne til de forkerte personer.

AAU skal, når din indsigtsanmodning imødekommes, tage hensyn til andre involverede personer eller organisationer, og sikre os, at der ikke sker en krænkelse af andres rettigheder. Det kan være en krænkelse af andre individers rettigheder og frihedsrettigheder eller en krænkelse af forretningshemmeligheder eller immaterielle rettigheder. I sådanne tilfælde vil vi sløre de oplysninger, som vil krænke andre rettigheder, før de udleveres til dig.
 

Afslag på indsigtsanmodning

I tilfælde af, at AAU ikke skal efterleve din anmodning om indsigt, vil du indenfor en måned modtage et afslag på din indsigtsanmodning samt begrundelsen herfor.

Et afslag kan fx begrundes i, at din indsigtsret ikke er gældende for den behandling, vi anvender dine personoplysninger til, fordi vi ikke behandler dine personoplysninger, eller hvis der ikke kan ske en bekræftende identificering af ansøger.

Retten til indsigt omfatter ikke personoplysninger, som indgår i forskningsprojekter. Så har du afgivet personoplysninger til et forskningsprojekt ved AAU, kan du ikke udøve din indsigtsret på disse.

 

Hvis der er fejl i de personoplysninger, som AAU behandler om dig, har du ret til at få berigtiget de pågældende oplysninger.

Tilsvarende har du ret til at få suppleret ufuldstændige personoplysninger, som AAU behandler om dig, dog kun såfremt de manglende oplysninger har betydning for formålet med behandlingen.  

Berigtigelsen/suppleringen skal ske uden unødig forsinkelse fra AAU’s side.

Ønsker du at få berigtiget eller suppleret personoplysninger, som AAU behandler om dig, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. berigtigelse til AAU på https://www.ansatte.aau.dk/regler/organisation/anmodning-om-sletning-indsigt-berigtigelse-indsigelse-eller-begraensning og til adressen dpo@aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

Undtagelser

Retten til berigtigelse og supplering gælder ikke, hvor dine personoplysninger udelukkende behandles til videnskabelige eller statistiske formål.

Underretningspligt

Såfremt AAU berigtiger personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om berigtigelsen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

I henhold til Databeskyttelsesforordningen skal AAU uden unødig forsinkelse slette personoplysninger om dig, i følgende tilfælde:

• Personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet af AAU.
• AAU behandler dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, du har givet, men som du nu trækker tilbage, og samtidig har AAU intet andet retsgrundlag for at behandle personoplysningerne.
• Du fremsætter en berettiget indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger ifølge GDPR art. 21.
• AAU behandler oplysningerne ulovligt (dvs. uden hjemmel i databeskyttelsesforordningens kapitel II).
• AAU har en lovgivningsmæssig forpligtelse til at slette personoplysningerne om dig.

Ønsker du at få slettet personoplysninger, som AAU behandler om dig, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. sletning til AAU på https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.aaudxp-cms.aau.dk%2Fmedia%2Fu1gez4on%2Fanmodning-om-sletning_skema.docx&wdOrigin=BROWSELINK til adressen dpo@aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

Undtagelser

Retten til sletning af personoplysninger gælder ikke i følgende tilfælde:

• Hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til ytrings- og informationsfriheden.
• Hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som AAU er underlagt.
• Hvis behandlingen sker for at løse en opgave i samfundets interesse eller en myndighedsopgave.
• Hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til samfundsinteresser på folkesundhedsområdet.
• Hvis behandlingen er nødvendig til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål.
• Hvis behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastslås, gøres gældende eller forsvares.

Eftersom AAU både er et universitet og en offentlig myndighed, har ovennævnte undtagelser den konsekvens, at du i langt de fleste tilfælde ikke vil kunne få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Det skyldes bl.a., at offentlige myndigheder altid skal kunne dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning træffes på baggrund af. Men hvis du konstaterer, at AAU behandler fejlbehæftede eller mangelfulde oplysninger om dig, kan du som udgangspunkt få disse oplysninger rettet eller suppleret, jf. afsnit 5.3 ovenfor.

Du har i visse tilfælde ret til begrænsning af AAU’s behandling af dine personoplysninger. Begrænsning af behandling betyder, at de opbevarede personoplysninger mærkes med den hensigt at begrænse fremtidig behandling af disse oplysninger. I den periode, hvor personoplysningerne er behandlingsbegrænsede, må AAU kun opbevare dem. Oplysningerne må altså hverken tilgås, bruges eller videregives.

Du har ret til begrænsning af behandling i følgende tilfælde:

• Du bestrider rigtigheden af personoplysningerne. Behandlingen vil da være begrænset, indtil AAU har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte.
• Behandlingen af personoplysningerne er ulovlig, men du modsætter dig sletning af personoplysningerne og anmoder i stedet om, at anvendelsen af oplysningerne begrænses.
• AAU har ikke længere brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Du har gjort indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne. Behandlingen vil da være begrænset, mens det kontrolleres, om AAU’s interesser går forud for dine interesser.

Ønsker du en begrænsning af AAU’s behandling af dine personoplysninger, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. begrænsning til AAU på https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.aaudxp-cms.aau.dk%2Fmedia%2Fpzkfznyq%2Fanmodning-om-begraensning_skema.docx&wdOrigin=BROWSELINK til adressen dpo@aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

Undtagelser

Selvom behandlingen af dine personoplysninger er blevet begrænset, kan AAU alligevel behandle dem i følgende tilfælde:

• Hvis du har givet samtykke til behandlingen.
• Hvis behandlingen sker med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Hvis behandlingen sker for at beskytte en person eller virksomhed.
• Hvis behandlingen sker af hensyn til vigtige samfundsinteresser.
• Endvidere gælder retten til begrænsning ikke, hvor dine personoplysninger udelukkende behandles til videnskabelige eller statistiske formål.
• Hvis du har opnået begrænsning af behandling, skal AAU underrette dig, inden begrænsningen ophæves.

Underretningspligt

Såfremt AAU behandlingsbegrænser personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om begrænsningen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

 

Du kan anmode om at udøve én eller flere af ovennævnte rettigheder ved at kontakte AAU her: dpo@aau.dk 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når du indsender en anmodning om at udøve én eller flere af ovennævnte rettigheder, behandler vi dine personoplysninger til administration, håndtering og besvarelse samt dokumentation.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Vi behandler alle de oplysninger, som vi måtte have registreret om dig som du ønsker at udøve din rettigheder vedrørende og de oplysninger, som du angiver i din anmodning. Vi behandler oplysningerne i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og art. 13-22.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dokumenterne med dine personoplysninger, for så vidt angår anmodningssagen, så længe sagen behandles og i 5 år, efter afgørelsen er truffet. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.

En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus.

Hjemmesidens brug af cookies
Cookies kan være nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Cookies husker fx, hvad du har lagt i en eventuel indkøbskurv, om du tidligere har besøgt siden, om du er logget ind og hvilket sprog og valuta, du gerne vil have vist på hjemmesiden. Vi bruger også cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Helt overordnet anvender vi cookies som del af vores service til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.

Hvor længe bliver cookies gemt?
Det varierer, hvor længe en bestemt cookie bliver opbevaret på dine enheder og browsere. En cookies levetid beregnes ud fra dit seneste besøg på hjemmesiden. Når cookiens levetid udløber, bliver den automatisk slettet. Se udløbstiden for hver enkelt cookie på den komplette liste over cookies under punkt 5.

Vi bruger cookies inden for følgende kategorier: nødvendige, funktionelle, statistiske og marketing. Se herunder for uddybning.

Nødvendige cookies
Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner, såsom side-navigation og adgang til sikre områder af hjemmesiden. Hjemmesiden kan ikke fungere optimalt uden disse cookies.

Funktionelle cookies
Vi indsamler oplysninger om dine foretrukne indstillinger og valg på hjemmesiden. Det gør vi for at kunne vise dig den version af hjemmesiden, der passer til dine præferencer. Oplysningerne bliver brugt til at afgøre, hvilken region og sprog du foretrækker, til at vise videoer og andre visuelle elementer på hjemmesiden.

Statistiske cookies
Vi indsamler oplysninger om, hvordan du interagerer med hjemmesiden, herunder hvor ofte du besøger siden, og hvilke sider du kigger på. Det gør vi for at kunne optimere design, brugervenlighed og styrke effektiviteten af hjemmesiden. Derudover bruger vi oplysningerne til at give dig personaliseret indhold og udarbejde markedsanalyser. Hertil bruger vi bl.a. egne cookies samt Google Analytics. Vi har ikke interesse i, hvordan du specifikt bruger vores websider, vi er udelukkende interesseret i overordnede adfærdsmønstre, såsom hvor mange der besøger en given side i en given periode, hvor trafikken kommer fra, hvilken type af enhed der bruges, osv.

Marketing cookies 
Vi indsamler oplysninger om dine interesser, herunder hvilke sider og annoncer du klikker på, hvilke produkter eller ydelser du viser interesse for, eller tilmelder dig, på denne og andre hjemmesider. Det gør vi for at kunne vise dig annoncer, der er relevante for dig og dine interesser. For at kunne vise dig målrettede annoncer på denne og andre hjemmesider, fx Facebook, Linkedin og Adwords, samarbejder vi med andre virksomheder, som vi deler oplysninger med. Vi bruger også tredjeparts services fra fx Google. Tredjepart modtager i den forbindelse information om din browser, IP-adresse og de sider, du besøger på aau.dk. Er du samtidig med dit besøg logget ind på Google, kan disse data kobles med din profil på denne tjeneste. Dette ligger uden for AAU's kontrol og er derfor udelukkende et forhold mellem dig og tredjepart.

Aalborg Universitet giver dig på enkelte sider, fx sider med nyheder, mulighed for at dele indhold på sociale medier, som fx Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin. Derudover deler Aalborg Universitet sociale mediers feeds på vores hjemmeside. Og endeligt kan der være enkelte aau.dk sider, hvor der placeres opslag, der integrerer med sociale medier, hvorved at de sociale medier via Aalborg Universitets hjemmeside placerer deres egne cookies på din enhed med henblik på at kunne målrette og personliggøre annoncer til dig. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at denne cookiepolitik ikke dækker de sociale mediers brug af cookies, og du skal derfor i stedet orientere dig i de enkelte sociale medies cookie- eller privatlivspolitik.  

Uklassificerede cookies
Uklassificerede cookies er vi i færd med at klassificere sammen med udbyderne af de enkelte cookies.

Se komplet liste med cookies under punkt 5.

Du kan altid afvise cookies fuldstændig ved at ændre indstillingerne i din browser på din computer, tablet eller telefon. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du afviser alle cookies, vil der være funktioner og services, du ikke kan anvende på hjemmesiden, da disse er afhængige af cookies.

Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her.

Hvordan sletter man cookies?
Cookies du tidligere har accepteret, kan sagtens slettes. Hvordan du sletter disse afhænger af den browser du bruger (Chrome, Firefox, Safari etc.) og på hvilken enhed (mobil, tablet, pc, mac).
Det er typisk under Indstillinger - Sikkerhed og Privatliv, men kan variere fra browser til browser. Hvilken enhed/browser bruger du - klik på det relevante link:

• Internet Explorer
• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox
• Google Chrome
• Opera
• Safari
• Flash cookies
• Apple
• Android
• Windows 7

Husk: Bruger du flere browsere, skal du slette cookies i dem alle.

Ændring af dit samtykke
Du ændrer dit samtykke i en bestemt browser ved enten at slette cookies fra den specifikke browser eller ved at ændre dit oprindelige valg ved at klikke inde i cookies pop-up-meddelelsen.

Når du besøger aau.dk, behandler AAU følgende kategorier af personoplysninger:

• Navn, adresse, email
• IP-adresser

Formålet med behandlingen
Når du besøger aau.dk, behandler AAU personoplysninger om dig med det følgende formål:

• At du får vist websitet korrekt.
• At optimere og forbedre websitet på baggrund af din adfærd på websitet.
• Hvis du har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve eller informationsmateriale, at du modtager de nyhedsbreve og det informationsmateriale, som du har givet samtykke til.
• At tilpasse annoncer på Aalborg Universitets side og på Aalborg Universitets samarbejdsparters sider, således at annoncer er tilpasset til dig og dine interesser.

Grundlaget for behandling af personoplysninger
Grundlaget for at behandle de personoplysninger, som indsamles på aau.dk, er dit samtykke, som du til enhver tid kan trække tilbage. Se i øvrigt mere under afsnittet ”Dine rettigheder” i privatlivspolitikken ovenfor.

Opbevaring af personoplysninger
Oplysninger, der indsamles på baggrund af dit samtykke, vil blive opbevaret, indtil du trækker dit samtykke tilbage. Oplysninger, der indsamles, og som alene vedrører visningen af aau.dk, vil blive slettet, når du forlader websitet.

Spørgsmål 
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du rette henvendelse på dpo@aau.dk.

Aalborg Universitet (AAU) er et af Danmarks otte universiteter og vi behandler i stort omfang personoplysninger om forskellige typer af personer i relation til forskellige typer af behandlinger. Aalborg Universitet behandler og registrerer typisk personoplysninger, hvis du er eller har været ansat eller studerende ved universitetet, samt hvis du har deltaget i en konference, været en del af samarbejder - eller blot er abonnent på universitetets web-tjenester.  Derudover behandler universitetet fx personoplysninger i forbindelse med forskningsprojekter. Aalborg Universitet er i alle tilfælde formelt dataansvarlig

Aalborg Universitets privatlivspolitik finder anvendelse på de personoplysninger som Aalborg Universitet indsamler og behandler. Referencer i denne privatlivspolitik til ’AAU, universitetet, vi, os eller vores’ henviser til Aalborg Universitet.

AAU registrerer primært personoplysninger med hjemmel i Databeskyttelsesreglerne: EU’s Databeskyttelsesforordning samt den danske Databeskyttelseslov, som Folketinget vedtog den 17. maj 2018.

Universitetets officielle kontaktinformation er:

Aalborg Universitet
Fredrik Bajers Vej 7k
9220 Aalborg Øst

Tlf: 9940 9940
aau@aau.dk 
www.aau.dk   
CVR nr: 29102384   

Når vi i vores privatlivspolitik anvender termen ’personoplysninger’, så mener vi alle oplysninger der relaterer sig til dig, og som vi kan bruge til at identificerer dig med enten alene eller sammen med andre oplysninger, som vi har om dig.

Vi behandler typisk følgende typer af personoplysninger:

A. Oplysninger: 

• Navn, adresse, erhverv, kontaktoplysninger og fødselsdato

Typiske anvendelsesområder:

• Når du ansøger om en stilling
• Når du søger om optagelse på et studie
• Når du deltager i en konference
• Når du anvender AAU’s faciliteter som f.eks. lokaleleje

B. Oplysninger: 

• CPR-nummer

Typiske anvendelsesområder:

• Når du er ansat (gælder også når du er løst tilknyttet)
• Når du er studerende

C. Oplysninger: 

• Kontooplysninger, økonomiske firmaoplysninger (gælder kun i tilfælde af enkeltmandsvirksomheder)

Typiske anvendelsesområder:

•  Hvis du har økonomiske transaktioner

D. Oplysninger: 

• Medarbejdernummer, brugernavn, arbejdssted

Typiske anvendelsesområder:

• Når du er ansat

E. Oplysninger: 

• Oplysninger om din uddannelse og karakterer

Typiske anvendelsesområder:

• Når du er studerende

F. Oplysninger: 

• Oplysninger om arbejde, viden og erfaring

Typiske anvendelsesområder:

• Når du ansøger om en stilling
• Når du anvendes som ekstern censor

G. Oplysninger: 

• Digital information herunder trafikdata, lokaliseringsdata og andre kommunikationsdata, herunder IP-adresser, oplysninger relateret til devices (pc’er, telefoner og tablets), samt tekniske oplysninger, herunder typen af ​​device og operativsystem

Typiske anvendelsesområder:

• Relateret til din brug af vores hjemmesider, platforme og digitale applikationer

H. Oplysninger: 

• Oplysninger om dine besøg i vores bygninger i de tilfælde, hvor der anvendes adgangskort

Typiske anvendelsesområder:

• Til at sikre vores bygninger

 

2.1 Følsomme personoplysninger

AAU registrerer også følsomme personoplysninger om dig, hvis det kræves i henhold til loven, eller hvis du deltager i visse forskningsprojekter. Vi vil søge dit udtrykkelige samtykke til at registrere følsomme personoplysninger, medmindre loven tillader os at registrere sådanne data uden dit samtykke. De følsomme personoplysninger, vi kan registrere, inkluderer bl.a.:

• Oplysninger om din sundhed
• Biometriske data, herunder DNA
• Oplysninger om politiske og fagforeningsmæssige tilhørsforhold

Vi anvender personoplysninger til en lang række af formål. Her kan du læse om 5 overordnede anvendelsesområder.

3.1 Ansatte

Vi anvender dine personoplysninger i forbindelse med ansættelser, og det gælder både i rekrutteringsfasen, mens du er ansat, og i et vist omfang behandler vi personoplysninger om dig efter endt ansættelse. I de fleste tilfælde, når vi behandler personoplysninger i forbindelse med ansættelser, er det fordi vi er underlagt lovkrav, som fx videregivelse af personoplysninger til Skat, eller fordi vi har indgået en kontrakt med dig, og skal kunne udbetale løn til dig.

3.2 Studerende 

Vi behandler dine personoplysninger, når du er studerende hos os. Dette inkluderer også behandling af dine personoplysninger, før du bliver tilbudt en studieplads, samt efter du har afsluttet dine studier eller på anden vis ikke længere er aktiv studerende ved AAU. Dette gør vi, for at vi kan have dig som studerende og tage dig op til eksamen. Vi udveksler i nogle tilfælde dine data med andre som fx til SU-styrelsen, så du kan få SU under dine studier, og derudover er der nogle af dine personoplysninger, som vi gemmer i en længere periode, efter du har afsluttet dine studier. Dette gør vi, for at vi eksempelvis kan udstede dit eksamensbevis.

3.3 Forskning 

Som forskningsinstitution anvender vi i stort omfang personoplysninger i forskningsprojekter. Personoplysningernes karakter er afhængigt af det forskningsmæssige tema.

3.4 Administrative og samarbejdsrelaterede formål 

Vi bruger personoplysninger i forbindelse med diverse administrative formål som bl.a. konferencer og andre events, som vi afholder, hvor både medarbejdere og eksterne parter deltager. Her anvender vi typisk personoplysninger til at kunne give informationer til deltagerne om tid og sted for konferencen, eller vi anvender oplysningerne til efterfølgende kommunikation, hvis vi fx skal opkræve deltagergebyr eller fremsende materiale fra konference.

3.5 Legale og sikkerhedsrelaterede formål

I mange tilfælde skal vi behandle dine personoplysninger for at kunne leve op til en lang række af lovpålagte forpligtigelser. Dertil behandler vi også personoplysninger i relation til sikkerheden fx i vores bygninger, eller hvis vi skal beskytte andres rettigheder.

I nogle tilfælde kan vi dele personoplysninger med tredjepart uden for universitetet fx i forbindelse med anvendelse af eksterne databehandlere, samarbejdspartnere eller andre myndigheder eller offentlige instanser.

Derudover vil oplysningerne ikke blive videregivet til andre uden den registrerede bliver informeret herom - medmindre universitetet er forpligtet til at videregive oplysningerne til andre offentlige myndigheder.  Vi offentliggør bl.a. personlige oplysninger til offentlige myndigheder som krævet i henhold til lovpålagte forpligtigelser, for eksempel Skat, Politi og tilsynsmyndigheder.

AAU har, som alle andre organisationer der behandler personoplysninger, pligt til at informere om, at vi behandler personoplysninger, både på eget initiativ samt når vi bliver bedt om det.

AAU har typisk personoplysninger om personer, der er eller har været ansat eller studerende, samt personer der har deltaget i en konference eller været en del af et samarbejde med AAU. Derudover behandler AAU personoplysninger i forbindelse med forskningsprojekter.

Du har, som en person vi behandler oplysninger om, en række rettigheder:

• Dine personoplysninger skal behandles på en rimelig, lovlig og gennemsigtig måde
• Du skal være informeret om at dine personoplysninger behandles (et eksempel på dette er denne privatlivspolitik)
• Du skal kunne få adgang til de personoplysninger, vi behandler om dig
• Du kan kræve, at vi retter op på forkerte oplysninger
• Du kan i bestemte situationer kræve at vi sletter dine personoplysninger
• Du kan kræve, at vi videregiver dine personoplysninger til dig eller en anden organisation
• Du har ret til at gøre indsigelse mod at vi behandler dine personoplysninger til direkte markedsføring
• Du har ret til at modsige dig automatiske afgørelser herunder profilering
• Du har ret at gøre indsigelse mod vores fortsatte behandling af dine personoplysninger
• Samt, under særlige forudsætninger, midlertidigt begrænse eller stoppe vores behandling af dine personoplysninger

Du skal dog være opmærksom på, at disse rettigheder kan være underlagt undtagelser. Dette gør sig bl.a. gældende i relation til forskning og offentlig myndighedsudøvelse.

Det er i øvrigt vigtigt, at de oplysninger, du giver, er korrekte, og at du holder os opdateret om eventuelle ændringer i dine personlige oplysninger.

5.1 Oplysningspligten

Der hvor AAU behandler personoplysninger om en person, har vi en pligt til på eget initiativ at informere vedkommende om følgende:

• Kontaktoplysninger til AAU samt evt. Databeskyttelsesrådgiver
• Til hvilket formål og med hvilket retsgrundlag dine oplysninger behandles
• Beskrivelse af hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om, og hvor de stammer fra
• De modtagere eller kategorier af modtagere personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer
• Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at indgive en klage til Datatilsynet eller anden tilsynsmyndighed
• Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering
• Om AAU agter at behandle personoplysninger til andre formål

Denne informationspligt gælder uagtet, om AAU har indsamlet oplysningerne direkte ved den registrerede selv, eller om oplysningerne er indhentet gennem en tredjepart.

5.1.1 Undtagelser 

AAU skal ikke efterleve oplysningspligten overfor de registrerede i de tilfælde, hvor det er klart, at vedkommende allerede er bekendt med ovenstående informationer, og i nogle tilfælde hvis personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af tavshedspligt, eller hvis behandlingen af personoplysninger er stadfæstet ved lov.

5.2 Retten til indsigt 

Indsigtsretten er personers ret som registreret til at få information om, hvad der sker med vedkommendes personoplysninger.

Først indeholder indsigtsretten, at man kan få bekræftet, hvorvidt AAU behandler ens personoplysninger, og hvis det er tilfældet, har man yderligere en ret til at få adgang til personoplysningerne herunder følgende informationer:

• Til hvilke formål oplysningerne behandles
• Beskrivelse af hvilke kategorier af personoplysninger der er tale om, og hvor de stammer fra
• De modtagere eller kategorier af modtagere personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer
• Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at indgive en klage til Datatilsynet eller anden tilsynsmyndighed
• Enhver tilgængelig information om, hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke indsamles hos den registrerede
• Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering

5.2.1 Tidsfrister 

AAU skal svare så hurtigt som muligt og senest en måned efter at have modtaget din henvendelse. Denne frist gælder uanset om indsigtsanmodningen er generel, eller om du beder om specifikke informationer. Denne periode kan dog forlænges under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og antal. Er der særlige forhold, der gør sig gældende, må vi sende dig et foreløbigt svar med en begrundelse for forsinkelsen.

5.2.2 Anmod om indsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal bede om indsigt. Det kan ske via e-mail, brev, telefonisk eller ved personlig henvendelse. Vi beder dog om, at du anvender AAU’s foreslåede proces, da det letter opgaven med at imødekomme din indsigtsanmodning.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om indsigt.

• Søger du søger indsigt på egne vegne, hent indsigtsskabelon eller
• Søger du indsigt på vegne af en registreret ved fuldmagt, værgemål eller forældremyndighed, hent indsigtsskabelon for tredjeparter.

Da de indeholder fortrolige informationer, anbefaler vi at sende med sikker post via e-boks eller borger.dk, hvor du vælger AAU post. Alternativt kan du også sende til AAU’s mail, som er persondata@adm.aau.dk 

5.2.3 Besvarelsen af indsigtsanmodninger 

For at vi kan besvare din indsigtsanmodning skal vi kunne verificere din identitet, og derfor anvender vi e-boks til at fremsende materialet til dig. Ønsker du ikke at modtage besvarelsen via e-boks, skal du møde personligt op ved universitetet med et gyldigt billede-id, som skal fremvises ved udlevering af besvarelsen på din indsigtsanmodning. Vi anvender disse to metoder, for at sikre os, at vi ikke udleverer besvarelserne til de forkerte personer.

AAU skal, når din indsigtsanmodning imødekommes, tage hensyn til andre involverede personer eller organisationer, og sikre os, at der ikke sker en krænkelse af andres rettigheder. Det kan være en krænkelse af andre individers rettigheder og frihedsrettigheder eller en krænkelse af forretningshemmeligheder eller immaterielle rettigheder. I sådanne tilfælde vil vi sløre de oplysninger, som vil krænke andre rettigheder, før de udleveres til dig.

AAU fremsender besvarelsesskema samt en kopi af de registrerede oplysninger til ansøgere.
 

5.2.4 Afslag på indsigtsanmodning

I tilfælde af, at AAU ikke skal efterleve din anmodning om indsigt, vil du indenfor en måned modtage et afslag på din indsigtsanmodning samt begrundelsen herfor.

Et afslag kan fx begrundes i, at din indsigtsret ikke er gældende for den behandling, vi anvender dine personoplysninger til, fordi vi ikke behandler dine personoplysninger, eller hvis der ikke kan ske en bekræftende identificering af ansøger.

Retten til indsigt omfatter ikke personoplysninger, som indgår i forskningsprojekter. Så har du afgivet personoplysninger til et forskningsprojekt ved AAU, kan du ikke udøve din indsigtsret på disse.

5.3  Retten til berigtigelse

Hvis der er fejl i de personoplysninger, som AAU behandler om dig, har du ret til at få berigtiget de pågældende oplysninger.

Tilsvarende har du ret til at få suppleret ufuldstændige personoplysninger, som AAU behandler om dig, dog kun såfremt de manglende oplysninger har betydning for formålet med behandlingen.  

Berigtigelsen/suppleringen skal ske uden unødig forsinkelse fra AAU’s side.

Ønsker du at få berigtiget eller suppleret personoplysninger, som AAU behandler om dig, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. berigtigelse til  AAU på adressen persondata@adm.aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

5.3.1 Undtagelser

Retten til berigtigelse og supplering gælder ikke, hvor dine personoplysninger udelukkende behandles til videnskabelige eller statistiske formål.

5.3.2 Underretningspligt

Såfremt AAU berigtiger personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om berigtigelsen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

5.4 Retten til sletning

I henhold til Databeskyttelsesforordningen skal AAU uden unødig forsinkelse slette personoplysninger om dig, i følgende tilfælde:

1. Personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet af AAU.
2. AAU behandler dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, du har givet, men som du nu trækker tilbage, og samtidig har AAU intet andet retsgrundlag for at behandle personoplysningerne.
3. Du fremsætter en berettiget indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
4. AAU behandler oplysningerne ulovligt (dvs. uden hjemmel i databeskyttelsesforordningens kapitel II).
5. AAU har en lovgivningsmæssig forpligtelse til at slette personoplysningerne om dig.

Ønsker du at få slettet personoplysninger, som AAU behandler om dig, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. sletning til AAU på adressen persondata@adm.aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

5.4.1 Undtagelser 

Retten til sletning af personoplysninger gælder ikke i følgende tilfælde:

1. Hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til ytrings- og informationsfriheden.
2. Hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som AAU er underlagt.
3. Hvis behandlingen sker for at løse en opgave i samfundets interesse eller en myndighedsopgave.
4. Hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til samfundsinteresser på folkesundhedsområdet.
5. Hvis behandlingen er nødvendig til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål.
6. Hvis behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastslås, gøres gældende eller forsvares.

Eftersom AAU både er et universitet og en offentlig myndighed, har ovennævnte undtagelser den konsekvens, at du i langt de fleste tilfælde ikke vil kunne få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Det skyldes bl.a., at offentlige myndigheder altid skal kunne dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning træffes på baggrund af. Men hvis du konstaterer, at AAU behandler fejlbehæftede eller mangelfulde oplysninger om dig, kan du som udgangspunkt få disse oplysninger rettet eller suppleret, jf. afsnit 5.3 ovenfor. 

5.4.2 Underretningspligt

Såfremt AAU sletter personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om sletningen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

5.5 Retten til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til begrænsning af AAU’s behandling af dine personoplysninger. Begrænsning af behandling betyder, at de opbevarede personoplysninger mærkes med den hensigt at begrænse fremtidig behandling af disse oplysninger. I den periode, hvor personoplysningerne er behandlingsbegrænsede, må AAU kun opbevare dem. Oplysningerne må altså hverken tilgås, bruges eller videregives. 

Du har ret til begrænsning af behandling i følgende tilfælde:

1. Du bestrider rigtigheden af personoplysningerne. Behandlingen vil da være begrænset, indtil AAU har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte.
2. Behandlingen af personoplysningerne er ulovlig, men du modsætter dig sletning af personoplysningerne og anmoder i stedet om, at anvendelsen af oplysningerne begrænses.
3. AAU har ikke længere brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
4. Du har gjort indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne. Behandlingen vil da være begrænset, mens det kontrolleres, om AAU’s interesser går forud for dine interesser.

Ønsker du en begrænsning af AAU’s behandling af dine personoplysninger, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. begrænsning til AAU på adressen persondata@adm.aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

5.5.1 Undtagelser

Selvom behandlingen af dine personoplysninger er blevet begrænset, kan AAU alligevel behandle dem i følgende tilfælde:

1. Hvis du har givet samtykke til behandlingen.
2. Hvis behandlingen sker med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
3. Hvis behandlingen sker for at beskytte en person eller virksomhed.
4. Hvis behandlingen sker af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

Endvidere gælder retten til begrænsning ikke, hvor dine personoplysninger udelukkende behandles til videnskabelige eller statistiske formål.

Hvis du har opnået begrænsning af behandling, skal AAU underrette dig, inden begrænsningen ophæves.

5.5.2 Underretningspligt

Såfremt AAU behandlingsbegrænser personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om begrænsningen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

 

Aalborg Universitet behandler personoplysninger fortroligt. Personoplysningerne vil blive behandlet og opbevaret i universitetets sagsbehandlingssystemer. Når der ikke længere er brug for oplysningerne til det formål, som de er indsamlet til, vil de blive slettet eller arkiveret i Aalborg Universitets journalsystem. Derudover kan anden lovgivning kræve, at universitet gemmer data i en kortere eller længere periode.  

Vi tager sikkerhed alvorligt, og vi har implementeret flere sikkerhedstiltag, for at vi bedre kan beskytte dine personoplysninger og vores forretning. Vi har bl.a. arbejdet med forskellige strategier, kontroller, politikker og tekniske tiltag for at beskytte os. Vi beskytter personoplysninger bl.a. ved at anvende krypteringsteknikker og andre sikkerhedstiltag som firewalls og password-beskyttelse. Vi arbejder kontinuerligt for at opkvalificere vores sikkerhed og sikre, at vores medarbejdere er klædt på til opgaven, da de tekniske muligheder hele tiden udvikler sig.

7.1 Databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på Aalborg Universitet på adressen dpo@aau.dk, hvis du har spørgsmål om behandlingen af personoplysninger.

7.2 Klage til datatilsynet

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Registrerede personer kan klage over behandlingen af oplysningerne til Datatilsynet dt@datatilsynet.dk eller med almindelig post til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.

Registrerede personer opfordres dog først til at kontakte Aalborg Universitets Databeskyttelsesrådgiver inden, da sagen eventuelt vil kunne løses eller afklares.