Af Lea Laursen Pasgaard, AAU Kommunikation. Foto: Lasse Møller Badstue, AAU Kommunikation

Linda Ibsen havde ikke været på AAU i mere end et par dage, før hun følte sig hjemme. Efter de første 100 dage som vicedirektør for HR er hun ved at have dannet sig et indtryk af universitetet, de ansatte og udviklingspotentialerne i den afdeling på 55 medarbejdere, som hun står i spidsen for.

- Noget af det, jeg hører mig selv fortælle andre, det er, at vi på AAU har en god arbejdskultur. Og det er virkelig ikke givet, at man har det, siger Linda Ibsen.

Den gode arbejdspladskultur mærker hun fx i sin indbakke. Den er ikke ved at flyde over med mails, der er sendt midt om natten eller i weekenden med ultrakorte frister. Det har hun før været vant til. Samtidig ser hun medarbejdere, der vil hinanden det godt. Det er morgenbrødsordninger og den gode tilslutning til universitetsfesten eksempler på.

- Jeg synes, der er en respekt for, at mennesker er hele mennesker. Da jeg blev ansat, sagde Søren (universitetsdirektøren, red.) til mig, at når rektor ringer, så tager man telefonen – uanset hvornår. I den tid jeg har været ansat, har han ringet til mig én gang efter klokken 16, og det var omkring 16.30. Så mit indtryk er, at ledelsen også ’walker the talk’. Det vil jeg også rigtig gerne selv være med til, fortæller hun.

Mere samarbejde på tværs

For at lære organisationen godt at kende har Linda Ibsen holdt møder med alle dekanerne, og hun er i øjeblikket også i gang med at tage turen rundt på institutterne. Alle steder møder hun den samme entreprenante AAU-ånd, men hun oplever også et universitet, hvor mange processer kører meget opdelt på hovedområder.

- Jeg ser helt klart nogle muligheder for, at vi kan endnu mere, hvis vi arbejder mere fælles. Hvis vi tør bruge hinandens fagligheder lidt mere på tværs. Både i Fælles Service, men også ud mod hovedområderne, siger Linda Ibsen.

Tættere på institutterne

Vicedirektøren lægger ikke skjul på, at hendes ambitioner for HR-området er store. Helt overordnet vil hun have HR-afdelingen tættere på de faglige miljøer. HR-partnerne skal varetage flere opgaver for institutterne og være så involverede i deres opgaver, udfordringer og udvikling, at de er en naturlig sparringspartner for institutledere og sekretariatschefer.

Linda Ibsen oplever en organisation, som gerne vil et tættere samarbejde med HR, men også en organisation, som ønsker sig et mere åbent og moderne HR. Hun har aldrig mødt lukkede døre eller korslagte arme.

- Jeg synes, der er en god energi omkring det, vi prøver at sætte på dagsordenen, og som organisationen efterspørger.

Opgør med lange ansættelsesprocesser

Sammen med sit lederteam har hun formuleret fire strategiske indsatsområder, som HR-afdelingen skal arbejde med i 2023-2024. Heriblandt en professionel og smidig ansættelsesproces, som sikrer rette match til rette tid og indenfor de rammer og vilkår, som universitetet nu engang er underlagt.

- Der er fra organisationen et kald på, at vi får taget hånd om særligt ansættelsesprocessen for VIP’erne, siger Linda Ibsen og fortsætter:

Årsagen er, ifølge vicedirektøren, at AAU gennem årene har oparbejdet en lang række interne processer, godkendelsesprocedurer og vaner, som i princippet er unødvendige, og som forplumrer ansættelsesprocessen.

Et digitalt HR

En anden opgave, der landede på den nye vicedirektørs skrivebord som noget af det første, var at få lavet en strategi for et digitalt HR. Flere af de nuværende systemer er forældede og taler dårligt sammen – og det påvirker opgaveløsningen.

- Der er flere processer i HR, der ikke er sat strøm til, og som kører helt oldschool i et Excel-ark. Tiden er for længst løbet fra, at vi skal taste en masse ind manuelt, som kan køre i et digitalt flow. Men det er desværre bare ikke noget, man fikser lige sådan dér, siger Linda Ibsen og knipser med fingrene.

- Men vi er i fuld gang sammen med IT Services (ITS), som vi har fået et rigtig godt samarbejde op at stå med, fortæller Linda Ibsen.

Sammen med ITS skal HR desuden se på, hvordan den årlige lønforhandlingsproces og ferie- og fravær-registreringen kan gøres mere smidig og gennemskuelig.

Sigende titler til alle

Internt i HR-afdelingen sker der også forandringer. Medarbejderne er blandt andet blevet sat sammen i nye teams, de skal alle igennem et kompetenceudviklingsforløb, hvor fokus er at få skabt et fælles HR-mindset. Alle medarbejdere har også eller vil få nye, mere sigende og tidssvarende titler.

- En titel som AC-fuldmægtig Jens Jensen siger ingenting om, hvad du laver. Skriv hellere, at du er lønkonsulent, personalejuridisk konsulent eller arbejdsmiljøkonsulent. Jeg er meget optaget af, at vi skal være signalerende i det, vi kan, og det vi gør, siger Linda Ibsen.