Tekst: Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, ITS. Foto: AAU

Siden systemet gik live, er det i løbet af de første uger taget trinvist i brug. Det nye økonomisystem har ca. 30 integrationer til øvrige IT-systemer – bank, STADS, løn osv. – hvorfor det ikke er nogen enkel opgave at sætte det i drift. Sabine Jensen Jåtog, projektleder på det nye økonomisystem, fortæller:

- ”Vi anslår, at ca. 2000 AAU-brugere skal arbejde i systemet, så selvom systemet de sidste mange måneder er velafprøvet i et testmiljø, med testdata og specialiserede brugere, så møder det en meget bred brugergruppe nu, hvor det er live, og de brugere skal vi naturligvis hjælpe rigtig godt fra start”, fortæller Sabine.

 

Derfor er der dels gjort meget ud af at møde de nye brugeres behov med eksempelvis kurser i systemets moduler, hvor der dagen efter er blevet tilbudt Open Office-sessions, hvor man kunne deltage og få hjælp til selv at komme i gang med brugen af det pågældende modul. Alle kurser og sessions er afviklet online, såvel som vejledninger, supportoplysninger etc. er samlet på systemets website: https://www.okonomi.aau.dk/ Oracle+ERP/

 

En af de brugere, som oplever, at systemet er kommet godt fra start på AAU, er Anne Marie Hvilsom Christensen fra Energy, som fortæller:

- ”Lige fra første uge havde vi hænderne over hovedet over Oracle ERP her hos ENERGI. Alle var positive og sikre på, at det nok skulle blive godt, når vi var kommet helt ind i det nye system. Jeg fik stort set kun positive tilbagemeldinger om undervisningen, og det virkede rigtigt godt, at kurserne foregik via Teams. Her efter nogle uger er vi stadig meget positive, og vores oplevelse er, at fejlrettelser sker rigtig hurtigt. Vi støder selvfølgelig stadig på nye fejl og noget, der er lidt mere besværligt end tidligere, men det er konsekvensen af at få et nyt system. Til gengæld har det overrasket os positivt, hvor stor lettelsen i den administrative proces er ved at adgange til Oracle ERP administreres via AAU-IDM – det er vi stadig helt høje over”, fortæller Anne Marie.

 

Projektleder Sabine Jensen Jåtog supplerer:

- ”Udover at tage godt hånd om brugerne, så har vi også i systemets første måned kørt ’hyper care’, hvor leverandører, udviklere og specialister har stået klar til at rette evt. fejl og mangler, der måtte opstå. Vi får generelt positiv feedback fra brugerne, hvilket vi er enormt glade for, men også feedback, der viser os, at der er behov for nogle justeringer, for at det kommer til at fungere bedre nogle steder. Det arbejder vi selvfølgelig videre med”, slutter Sabine Jensen Jåtog.

 

Som tidligere tilgås også det nye økonomisystem Oracle ERP via https:// www.its.aau.dk/systemoversigt