Af lektor Lone Stub Petersen, Institut for Planlægning 

Som forsker inden for udvikling og implementering af it-systemer mener jeg, at der mangler omhu i den måde, vi vælger, udvikler og implementerer it-systemer. Her kommer en lille anekdote fra arbejdslivet:

I 2018 startede et pilotprojekt for et nyt såkaldt skemaplanlægningssystem – SOL-systemet på Aalborg Universitet. Den uddannelse, jeg underviser på, var udvalgt til at deltage blandt mange andre på Rendsburgsgade, Aalborg Havn.

Mange af os var forventningsfulde om mulighederne i et nyt it-system. Jeg så frem til at få et nyt, lækkert brugerinterface, der skulle gøre hverdagen nemmere med forventningen om nem semester- og kursusplanlægning med mine kolleger, at kunne se mine forelæsninger i Outlook-kalenderen og overblik over min undervisning.

Det var så ikke helt det, der skete.

Det første brud på illusionen kom med den første mail om systemet. Jeg blev mødt med en lang beskrivelse af mine opgaver, pligter og deadlines i udfyldelsen af et Excel-regneark. Der var altså ikke tale om et nyt interface til VIP, men et lokale-booking-system.

Lidt skuffet gik jeg i gang med at udfylde et indviklet regneark, som var mere tidskrævende end tidligere, og som ikke gav det fornødne overblik, så jeg alligevel måtte dobbeltregistrere i mine gamle Excel-baserede skemaplanlægningsregneark. Jeg sendte regnearket ind til sekretæren og ventede. Herfra gik det kun ned af bakke.

Da jeg fik adgang til systemet, viste det sig, at der var en række udfordringer. Brugerinterfacet så på overfladen fint ud, men der var mange kritiske fejl i systemet. For at nævne nogle få så var det besværligt at finde sin undervisning (og andres som koordinator), det egnede sig ikke til at skabe overblik over undervisning til semester og kursusplanlægning, sekretæren kunne ikke længere se ledige lokaler, der blev booket store auditorier til hold på 17 studerende, som skulle lave gruppearbejde, sammenkoblingen med Outlook var fejlbehæftet, og ændringer krævede unødig dokumentation og skulle gå igennem to sekretærer for at blive godkendt. Her har jeg ikke nævnt alle de udfordringer, de studerende og TAP har haft med systemet.

Det, der skulle være en støtte i planlægning, viste sig at være et eksperiment i udholdenhed.

Historien får da heldigvis en god slutning. Evalueringen påviste, at systemet har grundlæggende fejl og mangler, og den nære ledelse stoppede pilotforsøget. Mange tak til institutlederen for det!

På AAU sidder en del specialister og forskere i studier af arbejdsgange, brugerinddragelse, systemdesign, usability-tests og implementering af it-systemer. Igennem denne forskning ved vi, at brugerne skal inddrages fra starten og hele vejen gennem udvikling og implementering. Dette sikrer gode, brugbare systemer. Vi er desuden på et PBL-universitet, hvor problembaseret design og behovsanalyser er en kerneværdi. Det er mig lidt en gåde, hvordan et system som SOL, som forringer processerne for alle medarbejdere (som jeg har talt med), er kommet ud til flere tusinde studerende og hundredevis af VIP og TAP på Rendsburgsgade. Kunne man ikke lige have rådført sig med nogle af de mange in-house specialister?

Jeg mener, ledelsen skal tvinges til at lave en problemanalyse og behovsafdækning samt overbevisende business-case, inden de kan implementere nye systemer. De skal inddrage relevante forskningsmiljøer samt alle relevante brugergrupper i hele beslutningsprocessen fra udvikling til implementering af nye systemer. Medarbejderne skal desuden have en STOP-knap, hvis systemerne er fejlbehæftede og/eller skaber meningsløs dokumentation og ekstraarbejde. Dette vil spare ledelsen penge i form af tabt arbejdsfortjeneste på systemer, der ikke bidrager til produktionen (undervisning og forskning), og det vil desuden bidrage til et godt arbejdsmiljø med motiverede medarbejdere.