Har du generelle spørgsmål til databeskyttelse på AAU eller dine rettigheder, eller ønsker du at klage til DPO’en over AAU’s behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte vores DPO her: dpo@aau.dk

Bemærk: Når du henvender dig til AAU’s DPO, behandler AAU følgende personoplysninger om dig til administrative formål jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 39: Navn, e-mail, telefonnr. og de oplysninger du måtte angive om dig selv i henvendelsen. Disse oplysninger videregives til AAU’s DPO, som er eksternt tilknyttet.

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Oplysningerne opbevares så længe sagen er aktuel og i 3 år efter sagens afslutning, hvorefter oplysningerne arkiveres efter arkivlovens regler.  Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Aalborg Universitet (AAU) er et af Danmarks otte universiteter, og vi behandler i stort omfang personoplysninger om forskellige typer af personer i relation til forskellige typer af behandlinger. Aalborg Universitet behandler og registrerer typisk personoplysninger, hvis du er eller har været ansat eller studerende ved universitetet, samt hvis du har deltaget i en konference, været en del af samarbejder - eller blot er abonnent på universitetets web-tjenester.  Derudover behandler universitetet fx personoplysninger i forbindelse med forskningsprojekter. Aalborg Universitet er i alle tilfælde formelt dataansvarlig.

Aalborg Universitets persondatapolitik finder anvendelse på de personoplysninger, som Aalborg Universitet indsamler og behandler. Referencer i denne persondatapolitik til ’AAU, universitetet, vi, os eller vores’ henviser til Aalborg Universitet.

Universitetets officielle kontaktinformation er:

Aalborg Universitet
Fredrik Bajers Vej 7K
9220 Aalborg Øst

Tlf: 9940 9940
aau@aau.dk 
www.aau.dk   
CVR nr.: 29102384   

Aalborg Universitet har pligt til efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 at give dig oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Det kan du læse mere om på denne side.

Du kan finde oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger ved først at vælge, om du er nuværende eller tidligere ansat, under rekruttering, studerende, samarbejdspart, leverandør eller hjemmesidebesøgende (cookies). Herefter vælger du den fane med dét tema behandlingen af dine personoplysninger vedrører. Fx hvis du ønsker at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger om dig som medarbejder på vej på barsel, så finder du informationen under ”Rekruttering, nuværende og tidligere ansat - ”Barsel”.

Du kan anmelde en sikkerhedshændelse her:  Sikkerhedshændelser - Aalborg Universitet  

Når du anmelder en sikkerhedshændelse til AAU, har vi behov for at behandle følgende personoplysninger om dig til håndtering af sagen, efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og art. 33: Navn, e-mail, telefonnr., og de oplysninger, som du måtte angive til os i forbindelse med din anmeldelse.

Hvis dine personoplysninger er omfattet af en sikkerhedshændelse, kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med håndtering af hændelsen under ’Håndtering af sikkerhedshændelser’ under hhv. fanen for ansatte, studerende og eksterne, leverandører mv. nedenfor.

Aalborg Universitet behandler personoplysninger fortroligt. Personoplysningerne vil blive behandlet og opbevaret i universitetets sagsbehandlingssystemer. Når der ikke længere er brug for oplysningerne til det formål, som de er indsamlet til, vil de blive slettet eller arkiveret i Aalborg Universitets journalsystem. Derudover kan anden lovgivning kræve, at universitet gemmer data i en kortere eller længere periode.  

Vi tager sikkerhed alvorligt, og vi har implementeret flere sikkerhedstiltag, for at vi bedre kan beskytte dine personoplysninger og vores forretning. Vi har bl.a. arbejdet med forskellige strategier, kontroller, politikker og tekniske tiltag for at beskytte os. Vi beskytter personoplysninger bl.a. ved at anvende krypteringsteknikker og andre sikkerhedstiltag som firewalls og password-beskyttelse. Vi arbejder kontinuerligt for at opkvalificere vores sikkerhed og sikre, at vores medarbejdere er klædt på til opgaven, da de tekniske muligheder hele tiden udvikler sig.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

Registrerede personer kan klage over behandlingen af oplysningerne til Datatilsynet dt@datatilsynet.dk eller med almindelig post til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.

Du opfordres dog til at kontakte Aalborg Universitets Databeskyttelsesrådgiver på dpo@aau.dk inden, da sagen eventuelt vil kunne løses eller afklares.

Der hvor AAU behandler personoplysninger om en person, har vi en pligt til på eget initiativ at informere vedkommende om følgende:

• Kontaktoplysninger til AAU samt evt. Databeskyttelsesrådgiver
• Til hvilket formål og med hvilket retsgrundlag dine oplysninger behandles
• Beskrivelse af hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om, og hvor de stammer fra
• De modtagere eller kategorier af modtagere personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer
• Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at indgive en klage til Datatilsynet eller anden tilsynsmyndighed
• Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering
• Om AAU agter at behandle personoplysninger til andre formål

Denne informationspligt gælder uagtet, om AAU har indsamlet oplysningerne direkte ved den registrerede selv, eller om oplysningerne er indhentet gennem en tredjepart.

Undtagelser

AAU skal ikke efterleve oplysningspligten overfor de registrerede i de tilfælde, hvor det er klart, at vedkommende allerede er bekendt med ovenstående informationer, og i nogle tilfælde hvis personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af tavshedspligt, eller hvis behandlingen af personoplysninger er stadfæstet ved lov.

Indsigtsretten er personers ret som registreret til at få information om, hvad der sker med vedkommendes personoplysninger.

Først indeholder indsigtsretten, at man kan få bekræftet, hvorvidt AAU behandler ens personoplysninger, og hvis det er tilfældet, har man yderligere en ret til at få adgang til personoplysningerne herunder følgende informationer:

• Til hvilke formål oplysningerne behandles
• Beskrivelse af hvilke kategorier af personoplysninger der er tale om, og hvor de stammer fra
• De modtagere eller kategorier af modtagere personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer
• Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at indgive en klage til Datatilsynet eller anden tilsynsmyndighed
• Enhver tilgængelig information om, hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke indsamles hos den registrerede
• Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering

Tidsfrister

AAU skal svare så hurtigt som muligt og senest en måned efter at have modtaget din henvendelse. Denne frist gælder uanset om indsigtsanmodningen er generel, eller om du beder om specifikke informationer. Denne periode kan dog forlænges under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og antal. Er der særlige forhold, der gør sig gældende, må vi sende dig et foreløbigt svar med en begrundelse for forsinkelsen.

Anmod om indsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal bede om indsigt. Det kan ske via e-mail, brev, telefonisk eller ved personlig henvendelse. Vi beder dog om, at du anvender AAU’s foreslåede proces, da det letter opgaven med at imødekomme din indsigtsanmodning.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om indsigt.

Søger du søger indsigt på egne vegne, hent indsigtsskabelon, eller søger du indsigt på vegne af en registreret ved fuldmagt, værgemål eller forældremyndighed, hent indsigtsskabelon for tredjeparter. Da de indeholder fortrolige informationer, anbefaler vi at sende med sikker post via e-boks eller borger.dk, hvor du vælger AAU post. Du kan også sende din anmodning via mail til den afdeling på AAU som behandler dine personoplysninger ifølge denne politik. Alternativt kan du skrive til dpo@aau.dk

Besvarelsen af indsigtsanmodninger

For at vi kan besvare din indsigtsanmodning skal vi kunne verificere din identitet, og derfor anvender vi e-boks til at fremsende materialet til dig. Ønsker du ikke at modtage besvarelsen via e-boks, skal du møde personligt op ved universitetet med et gyldigt billede-id, som skal fremvises ved udlevering af besvarelsen på din indsigtsanmodning. Vi anvender disse to metoder, for at sikre os, at vi ikke udleverer besvarelserne til de forkerte personer.

AAU skal, når din indsigtsanmodning imødekommes, tage hensyn til andre involverede personer eller organisationer, og sikre os, at der ikke sker en krænkelse af andres rettigheder. Det kan være en krænkelse af andre individers rettigheder og frihedsrettigheder eller en krænkelse af forretningshemmeligheder eller immaterielle rettigheder. I sådanne tilfælde vil vi sløre de oplysninger, som vil krænke andre rettigheder, før de udleveres til dig.
 

Afslag på indsigtsanmodning

I tilfælde af, at AAU ikke skal efterleve din anmodning om indsigt, vil du indenfor en måned modtage et afslag på din indsigtsanmodning samt begrundelsen herfor.

Et afslag kan fx begrundes i, at din indsigtsret ikke er gældende for den behandling, vi anvender dine personoplysninger til, fordi vi ikke behandler dine personoplysninger, eller hvis der ikke kan ske en bekræftende identificering af ansøger.

Retten til indsigt omfatter ikke personoplysninger, som indgår i forskningsprojekter. Så har du afgivet personoplysninger til et forskningsprojekt ved AAU, kan du ikke udøve din indsigtsret på disse.

 

Hvis der er fejl i de personoplysninger, som AAU behandler om dig, har du ret til at få berigtiget de pågældende oplysninger.

Tilsvarende har du ret til at få suppleret ufuldstændige personoplysninger, som AAU behandler om dig, dog kun såfremt de manglende oplysninger har betydning for formålet med behandlingen.  

Berigtigelsen/suppleringen skal ske uden unødig forsinkelse fra AAU’s side.

Ønsker du at få berigtiget eller suppleret personoplysninger, som AAU behandler om dig, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. berigtigelse til AAU på https://www.ansatte.aau.dk/regler/organisation/anmodning-om-sletning-indsigt-berigtigelse-indsigelse-eller-begraensning og til adressen dpo@aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

Undtagelser

Retten til berigtigelse og supplering gælder ikke, hvor dine personoplysninger udelukkende behandles til videnskabelige eller statistiske formål.

Underretningspligt

Såfremt AAU berigtiger personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om berigtigelsen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

I henhold til Databeskyttelsesforordningen skal AAU uden unødig forsinkelse slette personoplysninger om dig, i følgende tilfælde:

• Personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet af AAU.
• AAU behandler dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, du har givet, men som du nu trækker tilbage, og samtidig har AAU intet andet retsgrundlag for at behandle personoplysningerne.
• Du fremsætter en berettiget indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger ifølge GDPR art. 21.
• AAU behandler oplysningerne ulovligt (dvs. uden hjemmel i databeskyttelsesforordningens kapitel II).
• AAU har en lovgivningsmæssig forpligtelse til at slette personoplysningerne om dig.

Ønsker du at få slettet personoplysninger, som AAU behandler om dig, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. sletning til AAU på https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.aaudxp-cms.aau.dk%2Fmedia%2Fu1gez4on%2Fanmodning-om-sletning_skema.docx&wdOrigin=BROWSELINK til adressen dpo@aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

Undtagelser

Retten til sletning af personoplysninger gælder ikke i følgende tilfælde:

• Hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til ytrings- og informationsfriheden.
• Hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som AAU er underlagt.
• Hvis behandlingen sker for at løse en opgave i samfundets interesse eller en myndighedsopgave.
• Hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til samfundsinteresser på folkesundhedsområdet.
• Hvis behandlingen er nødvendig til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål.
• Hvis behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastslås, gøres gældende eller forsvares.

Eftersom AAU både er et universitet og en offentlig myndighed, har ovennævnte undtagelser den konsekvens, at du i langt de fleste tilfælde ikke vil kunne få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Det skyldes bl.a., at offentlige myndigheder altid skal kunne dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning træffes på baggrund af. Men hvis du konstaterer, at AAU behandler fejlbehæftede eller mangelfulde oplysninger om dig, kan du som udgangspunkt få disse oplysninger rettet eller suppleret, jf. afsnit 5.3 ovenfor.

Du har i visse tilfælde ret til begrænsning af AAU’s behandling af dine personoplysninger. Begrænsning af behandling betyder, at de opbevarede personoplysninger mærkes med den hensigt at begrænse fremtidig behandling af disse oplysninger. I den periode, hvor personoplysningerne er behandlingsbegrænsede, må AAU kun opbevare dem. Oplysningerne må altså hverken tilgås, bruges eller videregives.

Du har ret til begrænsning af behandling i følgende tilfælde:

• Du bestrider rigtigheden af personoplysningerne. Behandlingen vil da være begrænset, indtil AAU har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte.
• Behandlingen af personoplysningerne er ulovlig, men du modsætter dig sletning af personoplysningerne og anmoder i stedet om, at anvendelsen af oplysningerne begrænses.
• AAU har ikke længere brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Du har gjort indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne. Behandlingen vil da være begrænset, mens det kontrolleres, om AAU’s interesser går forud for dine interesser.

Ønsker du en begrænsning af AAU’s behandling af dine personoplysninger, skal du hente, udfylde og sende anmodningsskemaet vedr. begrænsning til AAU på https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.aaudxp-cms.aau.dk%2Fmedia%2Fpzkfznyq%2Fanmodning-om-begraensning_skema.docx&wdOrigin=BROWSELINK til adressen dpo@aau.dk med en henvisning til, hvilke oplysninger der er tale om.

Undtagelser

Selvom behandlingen af dine personoplysninger er blevet begrænset, kan AAU alligevel behandle dem i følgende tilfælde:

• Hvis du har givet samtykke til behandlingen.
• Hvis behandlingen sker med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Hvis behandlingen sker for at beskytte en person eller virksomhed.
• Hvis behandlingen sker af hensyn til vigtige samfundsinteresser.
• Endvidere gælder retten til begrænsning ikke, hvor dine personoplysninger udelukkende behandles til videnskabelige eller statistiske formål.
• Hvis du har opnået begrænsning af behandling, skal AAU underrette dig, inden begrænsningen ophæves.

Underretningspligt

Såfremt AAU behandlingsbegrænser personoplysninger om dig, og disse oplysninger tidligere er videregivet, skal AAU underrette alle modtagere om begrænsningen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.

Hvis du anmoder om det, skal AAU desuden oplyse dig om de nævnte modtagere.

 

Du kan anmode om at udøve én eller flere af ovennævnte rettigheder ved at kontakte AAU her: dpo@aau.dk 

Derfor behandler vi dine personoplysninger

Når du indsender en anmodning om at udøve én eller flere af ovennævnte rettigheder, behandler vi dine personoplysninger til administration, håndtering og besvarelse samt dokumentation.

Vi behandler disse oplysninger om dig

Vi behandler alle de oplysninger, som vi måtte have registreret om dig som du ønsker at udøve din rettigheder vedrørende og de oplysninger, som du angiver i din anmodning. Vi behandler oplysningerne i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og art. 13-22.

Sådan opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.  

Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.

Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dokumenterne med dine personoplysninger, for så vidt angår anmodningssagen, så længe sagen behandles og i 5 år, efter afgørelsen er truffet. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.

Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.  

Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere

Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.