Af Nana Louw, specialkonsulent i ESDH-sekretariatet

Er du træt af at skulle finde dine afsluttede WorkZone-sager i en historisk database?

Så er der godt nyt.

Rigsarkivet har den 8. september 2020 godkendt, at Aalborg Universitet kan aflevere WorkZone til Rigsarkivet efter den såkaldte Model B. Den indebærer, at AAU ca. hvert 5. år skal aflevere et øjebliksbillede af alle sager og dokumenter i WorkZone, som ikke tidligere er afleveret til Rigsarkivet.

Hvad betyder det for dig?

For dig som medarbejder betyder det, at du fremadrettet vil opleve, at du kan fremsøge de sager, som er afleveret til Rigsarkivet i den gældende version af WorkZone og ikke - som nu - hvor du skal have adgang til en historisk database.

Forudsætning for endelig godkendelse

Rigsarkivets godkendelse forudsætter, at AAU færdiggør den af ESDH-sekretariatet igangsatte proces med at få dig og dine kollegaer til at vurdere jeres åbne sager i forhold til, om de skal afsluttes eller fortsat være åbne.

Rigsarkivet har også tilkendegivet, at antallet af åbne sager er for højt. De ser derfor gerne, at antallet falder.

Hvad kan du gøre for at få tallet endnu længere ned?

Hvis du har administrative opgaver i WorkZone, skal du gennemgå alle dine åbne sager og afslutte dem, du vurderer, er færdigbehandlet. Du skal også sikre, at alle relevante dokumenter og data ligger på sagen, og at de er journaliseret korrekt, inden sagen afsluttes.

Du kan få hjælp til at løse opgaven ved at følge dette link eller du kan kontakte ESDH-Sekretariatet på esdh-sekretariat@adm.aau.dk. 

Deadline er udgangen af uge 46