Efter ønske fra blandt andre sagsbehandlere og udvalgssekretærer har den administrative ledergruppe på AAU besluttet, at hele Fælles Service pr. 1. januar 2019 skal tage en ny, revideret sagsfremstillingsskabelon i brug. Formålet er, at møder i diverse råd og udvalg i langt højere grad får ens udtryk, men vigtigst; at det administrative personale kan bruge den samme skabelon til sagsfremstillinger i forskellige fora. 

Det er op til institutter og fakulteter selv at vurdere, om de også ønsker at gøre brug af den nye skabelon. Håbet er naturligvis, at skabelonen spreder sig til den øvrige del af organisationen, så sagsbehandlingen bliver lettere og mere gennemskuelig på tværs af organisationen.

I arbejdet med at udforme den nye sagsfremstillingsskabelon har det vist sig, at der er meget forskellige behov i forhold til det såkaldte ’forklæde’, der sørger for, at udvalgssekretæren har den nødvendige information til mødeforberedelsen. Nogle af felterne kan derfor være irrelevante for nogle råd eller udvalg. I så fald kan man blot undlade at udfylde de pågældende felter.

Skabelonen er blevet sendt ud til sagsbehandlere og udvalgssekretærer, der skal anvende skabelonen. Herudover er den sendt ud til fakulteterne, fordi de kan have sagsbehandlere, der skal indlevere sagsfremstillinger til den administrative ledergruppe eller direktionen.

Sagsfremstillingsskabelonen er udarbejdet i Rektorsekretariatet, som står til rådighed, hvis der skulle være spørgsmål. Rektorsekretariatet kan kontaktes på rektorsekretariatet@adm.aau.dk.