Både AAU og tidligere studerende har gavn af at bevare kontakten med hinanden. Et nyt og forbedret it-system gør det lettere at holde styr på de mange tusinde dimittender fra AAU. Systemet lever desuden op til de skærpede krav til beskyttelse af personlige oplysninger, som trådte i kraft i maj 2018. Sidst, men ikke mindst giver systemet flere og bedre muligheder for at kommunikere målrettet med AAU-alumner, fx ud fra uddannelse, fakultet eller dimissionsår.

Nye oplysninger opdateres automatisk i nyt system

- Systemet bidrager til et langt bedre overblik over alumner og gør det desuden lettere for medarbejdere på AAU at sparre og samarbejde om alumne-arbejdet. Systemet opdaterer automatisk oplysninger om alumner med data fra det studieadministrative system STADS, ligesom adresseskift opdateres automatisk fra CPR-registret, forklarer alumnekoordinator Majken Norring-Agerskov.

Lokale lister flyttes nemt over i nyt system

Indtil nu har alumnesamarbejdet været forankret dels i en forældet central løsning, dels i en række decentrale løsninger. Har du, dit institut eller studie oplysninger liggende om AAU-alumner – fx lokale lister med kontaktoplysninger, uddannelses- eller joboplysninger på dimittender fra de enkelte uddannelser – kan de nemt flyttes over i det nye system.

Oplysninger fra det eksisterende centrale system overføres automatisk til det nye system.

- Vi har brug for hjælp fra studiesekretærer, studieledere eller andre, der ligger inde med oplysninger om deres lokale dimittender. Systemet samler uddannelsesinfo og kontaktinfo på vores dimittender, og systemet lever op til GDPR-kravene om opbevaring af personlige oplysninger. Det er ikke altid tilfældet med små, lokale databaser. Vi opfordrer derfor alle vores kolleger, der har oplysninger om vores alumner til at kontakte os, så vi kan hjælpe med at få indlæst dem korrekt i det nye system, siger alumnekoordinator Majken Norring-Agerskov.

I løbet af januar afholder Studiesystemer og AAU Alumni introduktionskurser til det nye system.

Få mere at vide

• Kontakt AAU Alumni på alumni@aau.dk for at få hjælp til at overføre eventuelle lokale lister over dimittender i alumne-systemet
• Tilmeld dig introduktionskursus i det nye system via AAU's kursusportal
• Læs mere om AAU Alumni