FAQ FOR MEDARBEJDERE/EMPLOYEES - AAU & CORONAVIRUS

FAQ - DK | ENGLISH

• +

  1. ADGANG TIL UNIVERSITETET | ACCES TO THE UNIVERSITY

  Jeg har brug for at komme ind på mit kontor eller laboratorie. Kan jeg det?

  Nej. Alle AAU’s bygninger er lukket og de udvendige døre er låst. Det er ikke muligt at komme ind på universitetet. Dette gælder indtil videre til 8. juni 2020.

  Et antal medarbejdere og studerende har dog fået adgang til forskningslaboratorier under genåbningens fase 1, ligesom et antal medarbejdere og studerende på grund af undervisning eller eksamen, der kræver fysisk tilstedeværelse, har fået midlertidig adgang under fase 2. De har fået eller får alle direkte besked.

   

  ENGLISH

  I need to get into my office or lab. Can I do that?

  No. All AAU buildings are closed and the exterior doors are locked. It is not possible to enter the university. So far it will remain so until 8 June 2020.

  However, a number of staff and students have been granted access to research labs during phase 1 of the reopening. Similarly during phase 2, a number of staff and students have been granted access for the purpose of teaching or exams that demand physical presence. They have or will be notified directly.
   

• +

  2. IT-hjælp | IT support

  Jeg kan ikke få et program på min computer til at fungere eller få adgang til mine filer. Hvad skal jeg gøre?

  I første omgang kan du se linkboks til højre på denne side. Se ITS hjemmeside for vejledninger eller kontakte ITS Support på tlf. 2020. Du må dog regne med ekstra ventetid i denne særlige periode.

   

  ENGLISH

  I can't get a specifik program on my computer to work or access my files. What should I do?

  First, you can familiarize yourself with the guides you can find on the top right side at this page or at ITS webpage. If that doesn't help, you can call ITS Support at tel. 2020. However, you must expect additional waiting time during this special period.

• +

  3. Løn | Pay

  Får jeg løn under hjemmeperioden?

  Ja, du får normal løn under hjemmeperioden. Du får også normal løn, selv om du i hjemmeperioden ikke kan løse dine normale arbejdsopgaver på grund af stilling, opgavernes natur eller mangel på arbejdsredskaber.

   

  ENGLISH

  Do I get paid during the home period?

  Yes, you receive your normal pay during the home period. Also, you receive your normal pay even if you cannot perform your normal duties due to your position, the nature of the tasks or lack of tools during the home period.

• +

  4. Arbejdstid | Work hours

  Skal jeg arbejde på fuld tid, og skal jeg registrere mine timer, når jeg arbejder hjemmefra i hjemmeperioden?

  Du skal så vidt muligt arbejde dit sædvanlige timetal, hvis der er tilstrækkelig med opgaver, som kan løses hjemmefra. Tal med din leder, hvis du oplever enten at have for mange eller for få arbejdsopgaver.

  Hvis du normalt registrerer dine timer, skal du gøre det på samme måde som sædvanlig. Hvis du helt eller delvist ikke kan præstere det planlagte antal timer, godskrives differencen.

   

  Jeg kan ikke få passet mine børn. Skal jeg stadig arbejde som normalt i hjemmeperioden?

  Ja, men du kan drøfte med din leder, hvordan opgaverne kan tilrettelægges, så du både kan passe arbejde og børn.

   

  ENGLISH

  Am I obliged to work fulltime and should I register my work hours when working from home?

  You should work the amount of hours you usually do, provided you have enough tasks that may be carried out from home. Talk to your superior if you experience having either too many or too few tasks for this.

  If you normally register your work hours you should continue to do so as usual. If you are wholly or partially not able to work the planned amount of hours, the difference will be credited.

   

  I have to take care of my children. Am I still expected to work normally during the home period?

  Yes, but you can discuss with your manager how to plan your tasks in a way that enables you to take care of both work and children.

• +

  5.Arbejdsopgaver | Work Tasks

  Min leder har bedt mig om at udføre opgaver i hjemmeperioden, som jeg normalt ikke tager mig af. Kan jeg nægte at udføre opgaverne?

  Nej. Din leder kan på grund af den helt særlige situation bede dig om at løse andre opgaver end dem, du normalt løser. Videnskabeligt personale skal så vidt muligt opretholde undervisning og vejledning via de digitale platforme.

   

  Gælder påbuddet om at aflyse alle unødvendige fysiske møder, seminarer og konferencer også under hjemmeperioden? Og vil det stadig gælde, når hjemmeperioden er slut.

  Ja, påbuddet om at aflyse alle unødvendige fysiske møder, seminarer og konferencer gælder også under hjemmeperioden og indtil videre. Der er dog på nuværende tidspunkt ikke grund til at aflyse fysiske møder, seminarer og konferencer i efteråret eller senere, medmindre billetter, udgifter til lokaler m.m. kun refunderes inden en bestemt dato.

   

  Skal jeg fortsat undervise, holde vejledning og afholde forelæsninger?

  AAU ønsker i videst muligt omfang at forsætte universitetets kerneaktiviteter uddannelse og forskning, samtidig med at vi bidrager til at mindske risikoen for smittespredning mest muligt. Universitetet afsøger derfor i øjeblikket mulighederne for at etablere fjernundervisning gennem digitale undervisningsløsninger.

  De enkelte studier orienteres løbende om mulighederne direkte fra f.eks. ITS. Tal med din leder, hvis du er i tvivl om, hvordan dine undervisningsaktiviteter skal afvikles.

   

  ENGLISH

  My manager has asked me to work on tasks I don't normally perform. Am I allowed to refuse?

  No. Due to the extraordinary situation your manager may ask you to perform other work tasks than what you usually do. Scientific employees must maintain teaching and guidance on digital platforms as much as possible.

   

  Does the order to cancel all unnecessary physical meetings, seminars and conferences apply even during the home period? And will it still apply when the home period is over?

  Yes, the order to cancel all unnecessary physical meetings, seminars and conferences applies even during the home period. However, there is currently no reason to cancel physical meetings, seminars and conferences in the autumn or later, unless tickets etc. are only refunded before a certain date.

   

  Do I continue to teach, hold supervision meetings and give lectures?

  As far as possible, AAU wants to continue the university's core activities of education and research, while helping to minimise the risk of spreading infection. The university is therefore currently exploring options for establishing distance learning through digital teaching solutions.

  The individual programmes are directly informed of the options on a regular basis. Talk to your manager if you are unsure how to handle your teaching activities.

• +

  6. Arbejdsforhold | Work conditions

  Hvad sker der, hvis jeg kommer til skade, mens jeg arbejder hjemme? Regnes det for en arbejdsskade, som kan udløse erstatning?

  Hvis du efter aftale med din arbejdsgiver udfører arbejde i eget hjem, er du i princippet dækket af universitetets lovpligtige arbejdsskadeforsikring og kan dermed i tilfælde af skade opnå ydelser efter arbejdsskadesikringsloven.

  Erstatning afhænger dog at, om skaden skyldes arbejdsforhold, som arbejdsgiver har indflydelse på.

   

  Jeg har ikke fået stillet en hjemmearbejdsplads til rådighed. Skal jeg stadig arbejde hjemmefra?

  Ja. På grund af den særlige situation forventes du at arbejde hjemmefra, selv om universitetet ikke har udstyret dig med en decideret hjemmearbejdsplads.

   

   

  ENGLISH

  What happens if I am injured while working at home? Is it considered an occupational injury that allows for compensation?

  If, in agreement with your employer, you perform work in your own home, you are in principle covered by the university's statutory industrial injury insurance and can thus, in the event of injury, obtain benefits under the Danish Workers’ Compensation Act.

  However, compensation depends on whether the injury is caused by working conditions under the employer’s control.

   

  The university has not provided me with a specific equipment to work from home. Am I still obliged to do this?

  Yes. Due to the extraordinary situation you are expected to work from home, even if the university has not provided you with specific equipment to work from home.

• +

  7. Ferie og afspadsering | Holiday and time off

  Jeg vil gerne holde ferie, afspadsere eller holde omsorgsdage i løbet af hjemmeperioden. Kan jeg det?

  Ja, du kan aftale med din leder at holde ferie, afspadsere eller holde omsorgsdage præcis som sædvanlig.

   

  Kan min leder pålægge mig at holde ferie eller afspadsere i løbet af hjemmeperioden?

  Ja, hvis du ikke løser opgaver i hele eller dele af perioden fra 28. marts til 13. april, kan din leder pålægge dig at holde ferie, særlige feriedage, afspadsere eller afvikle anden frihed i op til fem dage. Feriedage, særlige feriedage eller afspadsering, som du allerede har afviklet i perioden fra 13. marts til 27. marts, tæller med i de fem dage.

  Hvis du har planlagt at holde ferie, særlige feriedage eller afspadsering i perioden 14-30. april, kan din leder flytte denne frihed. Din leder kan varsle afvikling af de fem dages frihed med dags varsel.

  Din leder kan også pålægge dig at afvikle frihed ud over de fem dage. Dette skal i så fald ske i overensstemmelse med de almindelige regler om varsling af ferie og afspadsering, som gælder for dit ansættelsesforhold.

   

  Jeg skal holde ferie, mens universitetet er lukket ned, men vil gerne have flyttet ferien, f.eks. på grund af smitterisiko på feriestedet eller aflyste flyruter. Kan jeg få flyttet ferien?

  Du har ikke krav på at få ændret din ferie. Men du og din leder har altid mulighed for at aftale, at ferien afholdes på et andet tidspunkt.

   

  ENGLISH

  I would like to take holiday or take other time off during the home period. Can I do that?

  Yes, you can take time off after consulting your manager exactly as usual.

   

  Can my manager demand that I take holiday or other time off during the home period?

  Yes. If you are not working for all or part of the period 28 March – 13 April, your manager can demand that you take holiday, special holidays, time off in lieu or flexitime off during the home period for up to five days. Holidays, special holidays, time off in lieu, or flexitime that you have already taken during the period of 13 March – 27 March are included in the calculation of five days.

  If you have planned to take holidays, special holidays, time off in lieu or flexitime in the period 14 April – 30 April your manager can move this. Your manager can notify you of this with one day’s notice.

  Your manager can demand that you take time off in addition to the five days. You must be notified of this as usual according to the rules that apply to your employment.

   

  I have to take holiday while the university is shut down, but would like to move the holiday, for example, due to risk of infection at the resort or cancelled flights. Can I move my holiday?

  You are not entitled to change your holiday. But you and your manager always have the option to agree that the holiday is held at a different time.

   

• +

  8.Sygemelding | Sickness report

  Hvad skal jeg gøre, hvis jeg bliver syg i løbet af hjemmeperioden?

  Du skal melde dig syg på normal vis.

   

  ENGLISH

  What should I do if I become ill during the home period?

  You report in sickness in the normal way.

• +

  9. Rejser, udlandsophold og besøg fra udlandet | Travel, stay abroad and visits from abroad

  Jeg opholder mig i øjeblikket i udlandet på tjenesterejse, længerevarende ph.d.-ophold eller lignende. Skal jeg rejse hjem til Danmark?

  I udgangspunktet ja, selv om der kan være særlige forhold, som tilsiger noget andet. Dette skal du drøfte med din nærmeste leder.

   

  Gælder påbuddet om at aflyse alle tjenesterejser itl udlandet også under hjemmeperioden? Og vil det stadig gælde, når hjemmeperioden er slut?

  Ja, påbuddet om at aflyse alle tjenesterejser gælder også under hjemmeperioden og indtil videre.

   

  Gælder påbuddet om at aflyse alle besøg fra udlandet også under hjemmeperioden? Og vil det stadig gælde, når hjemmeperioden er slut?

  Ja, påbuddet om at aflyse alle udenlandske besøg gælder også under hjemmeperioden og indtil videre.

   

  ENGLISH

  I am currently abroad on a work-related travel, longer Ph.D. stay or similar. Do I have to return to Denmark?

  As a rule yes. However, there may be special conditions that warrant otherwise. You must discuss this with your manager.

   

  Does the order to cancel all work-related travel abroad apply even during the home period? And will it still apply when the home period is over?

  Yes, the order to cancel all work-related travel abroad applies even during the home period and until further notice. It is likely to remain in effect until mid-April. However, there is currently no reason to cancel work-related travel and stays abroad during the summer or later, unless tickets etc. are only refunded before a certain date.

   

  Does the order to cancel all visits from abroad apply even during the home period? And will it still apply when the home period is over?

  Yes, the order to cancel all visits from abroad applies even during the home period and until further notice. It is likely to remain in effect until mid-April. However, there is currently no reason to cancel visits from abroad during the summer or later, unless tickets etc. are only refunded before a certain date.