Webstrategi 2010 til 2015 for Aalborg Universitet

Webstrategien er fastlagt på baggrund et forslag, som er udarbejdet af en arbejdsgruppe med repræsentation fra alle hovedområder og under overbibliotekarens ledelse. Forslag til webstrategi har været drøftet på møde i direktionen og er derefter tilrettet på baggrund af direktionens drøftelser.

Webstrategien er endeligt godkendt på direktionens møde 3. Maj 2010.

Baggrund

Baggrunden for fastlæggelse af en webstrategi var, at AAU's direktion fandt det nødvendigt at styrke sammenhængen mellem målene i universitetets generelle forretningsstrategi og den kommunikationsindsats, der foregår gennem universitetets forskellige webapplikationer.

Arbejdsgruppens drøftelser har først og fremmest sigtet mod at definere de overordnede mål og ambitioner med AAU's samlede webkommunikation. Derudover har gruppen diskuteret nogle aktuelle udfordringer, som kan være hindrende for at nå de overordnede mål.

Universitetets interaktion med omverdenen sker i stigende grad gennem webkommunikation, der er blevet en central, gennemgående kommunikationskanal, som megen af universitetets øvrige kommunikation refererer til.

På tværs af alle AAU's enheder er der behov for, at webkommunikationen fremstår professionel og tidssvarende. Webstrategien omfatter derfor principielt AAU's samlede portefølje af webapplikationer. Samtidig er det vigtigt at forstå, at webstrategien selektivt fokuserer på de forandringer, der skal til for at styrke AAU's webkommunikation med henblik på at bidrage til at realisere universitetets generelle forretningsstrategi og kommunikationsstrategi. Webstrategien rummer derfor ikke en udtømmende beskrivelse af alle aktiviteter på webområdet.

Webstrategi

Webstrategien definerer den grundlæggende mission med AAU's webkommunikation, den udpeger en overordnet vision for videreudviklingen af webkommunikationen og oplister fire eksterne strategiske mål samt fem interne indsatsområder af særlig betydning for at kunne realisere de strategiske mål. Webstrategien skal følges op af en række mere detaljerede handlingsplaner og politikker på de fem indsatsområder.

Mission

I forlængelse af AAU's generelle forretningsstrategi og kommunikationsstrategi har universitetets webkommunikation til formål at

  • præsentere universitetets kvaliteter som en stærk uddannelses- og forskningsinstitution over for uddannelsessøgende, virksomheder, myndigheder og andre samarbejdspartnere og brugere, herunder at styrke AAU’s identitet som et førende universitet på IKT-området, med særlig vægt på vores værdier: kreativitet, åbenhed og samarbejde,
  • mediere universitetets kommunikation med omverdenen og gøre universitetets forskning og øvrige virksomhed tilgængelig og transparent,
  • understøtte universitetets arbejdsprocesser internt og eksternt, både i relation til uddannelse, forskning, ledelse og servicefunktioner.

Vision

Visionen er, at AAU's mangfoldige webapplikationer opfylder deres formål og brugernes informationsbehov, og at universitetets webkommunikation er relevant, forståelig og inspirerende for brugerne. Denne vision skal gennemsyre universitetets webkommunikation, så brugervenlighed bliver kendetegnende for samtlige universitetets webapplikationer, uanset organisatorisk ophav.

En vigtig del af visionen er, at udviklingen af AAU's webapplikationer i vid udstrækning er brugerdrevet, forstået sådan at brugerne selv leverer en betydelig del af indholdet. Brugernes aktive deltagelse skal, sammen med den fortsatte mangfoldighed af webapplikationer, formå AAU's webkommunika-tion til at differentiere mellem de forskellige brugergruppers indbyrdes divergerende behov.

Strategiske mål

1. Agilitet

AAU's webkommunikation skal være situationsbestemt, både mht. indhold, form og teknologi. Både på forsiden af aau.dk og på de subsites, hvor brugerne forventer aktualitet, skal indholdet udvælges og prioriteres ud fra aktuelle hensyn. Det visuelle udtryk og den øvrige udformning skal løbende fornys. Og der skal være permanent opmærksomhed på den tekniske videreudvikling af webapplikationerne.

Målet er, at brugerne oplever AAU's webkommunikation som kreativ og aktuel.

2. Åbenhed

AAU's webapplikationer skal fungere som centralt bindeled mellem universitetets forskellige koalitioner af interessenter, internt såvel som eksternt. Dette skal bl.a. ske ved at webkommunikationen giver adgang til de virkelige processer, der foregår på universitetet, frem for blot at informere envejs. I den forbindelse skal eksterne systemer, heriblandt sociale medier, i videst muligt omfang kunne trække data fra webservices på AAU's webapplikationer.

Målet er, at brugerne gennem webkommunikationen oplever AAU som et åbent og transparent universitet.

3. Brugerinvolvering

AAU's webkommunikation skal baseres på faktuel viden om brugernes behov. Der skal ske en systematisk indsamling af viden om brugernes anvendelse af universitetets webapplikationer, og brugerne skal involveres aktivt i forbindelse med videreudvikling af universitetets webkommunikation.

AAUs' webkommunikation skal give brugerne høj nytteværdi, stor brugbarhed og gode oplevelser. Brugerne skal blive positivt overrasket, og de skal hurtigt og intuitivt kunne få opfyldt de behov, som de henvender sig med. AAU's webkommunikation skal, overalt hvor det er relevant, give den enkelte bruger mulighed for selv at bidrage med indhold.

Målet er, at brugerne oplever AAU's webkommunikation som relevant og nyttig, og AAU som et samarbejdsorienteret universitetet.

4. Rationalisering

AAU's webapplikationer skal give universitetets eksterne og interne brugere adgang til at udføre administrative rutiner gennem webapplikationer, overalt hvor dette rummer et rationale. Det vurderes at være muligt på én gang at opnå rationaliseringsgevinster og samtidig forbedre servicen for universitetets brugere gennem et mere effektivt samspil mellem webbaserede selvbetjeningsløsninger og digitalisering af interne arbejdsgange.

Verificering af strategiske mål

De nævnte strategiske mål skal alle verificeres. Der gennemføres en nulmåling og derefter jævnlige surveyundersøgelser.

Indsatsområder

A. Organisation og ressourcer

Der vurderes at være brug for en ændret organisering af og ressourceallokering til webområdet for at kunne nå de strategiske mål.

Første tiltag er at gennemføre en analyse af den hidtidige organisering af webarbejdet på AAU: Opgaver, arbejdsdeling og ressourcer, både for så vidt angår teknologi og indhold, med særligt fokus på de centrale funktioner i AUB, Fællesadministrationen og fakultetsadministrationerne. På baggrund af analysen af den nuværende arbejdsdeling udarbejdes en anbefaling vedr. en fremtidig organisering, der kan sikre, at de strategiske mål med webkommunikationen bliver realiseret inden for strategihorisonten. Den fremtidige organisering skal således bl.a. sigte mod at give en højere grad af indholdsmæssig aktualitet.

Anbefalingerne skal omfatte webarbejdets formelle organisationsstruktur og arbejdsdeling på koncernniveau, den tværgående matrixorganisation på tværs af de enkelte koncernenheder, samt en finansieringsmodel.

Analysen rekvireres af AAU's direktion og udføres af en arbejdsgruppe med repræsentation af Portalteamet, Fællesadministrationens Informationskontor og hovedområderne under ledelse af overbibliotekaren.

Analysen skal være gennemført inden udgangen af august 2010, med henblik på at de nødvendige organisatoriske ændringer kan træde i kraft i efteråret 2010.

B. Brugerorientering

Der skal ske en øget brugerorientering i webkommunikationen gennem brugernes aktive bidrag med indhold og gennem systematiske analyser af brugernes holdninger, interesser og adfærd.

Der nedsættes derfor seks grupper, som hver især beskæftiger sig med en brugergruppe:

  1. Aktuelle og potentielle ansatte
  2. Aktuelle studerende
  3. Forskersamfundet
  4. Myndigheder og erhvervsliv
  5. Potentielle studerende
  6. Den brede offentlighed og pressen

Der etableres desuden et fælles, tværgående forum, bestående af en repræsentant for hver af de 6 brugergrupper.

Det fælles forum iværksætter faste procedurer for indsamling og behandling af data om brugeradfærd på AAU's webløsninger, mens de enkelte brugergrupper udarbejder konkrete handlingsplaner for, hvordan AAU's webkommunikation skal understøtte universitetets generelle forretningsstrategi og kommunikationsstrategi gennem brugerorientering og brugerinddragelse.

Ansvaret for at etablere og drive forum og grupper vedr. brugerorientering forankres ind til videre hos AUB i samarbejde med Fællesadministrationens informationskontor, som har ansvaret for det fælles, tværgående forum.
Brugerforum og grupper skal etableres inden udgangen af juni 2010. De nævnte procedurer og handlingsplaner skal foreligge inden udgangen af 2010.

C. Konsolidering

Under inddragelse af universitetets tværgående IT-organisation gennemføres en afdækning af alle webapplikationer af fælles interesse. Dette omfatter CMS'er (herunder AAU-portalens InfoGlue som det pt. valgte fælles CMS, samt bl.a. Typo3, Joomla og Plone), såvel som andre webbaserede syste-mer (f.eks. VBN, FirstClass, Adobe Connect og Open Conference System).

Der udarbejdes på den baggrund en politik for, hvilke typer fælles webapplikationer AAU vil udbyde og understøtte, samt hvilke krav dette stiller til de fælles systemer, såvel som til de webapplikationer der udbydes af de enkelte enheder. Kravene vil bl.a. omfatte forhold som respons, tilgængelighed, vedligeholdelse, åbne grænseflader og øvrige standarder iht. W3C.

Ansvaret for at gennemføre denne afdækning og for at formulere systemkrav forankres ind til videre i IT-chefgruppen med deltagelse af en repræsentant fra Fællesadministrationens Informationskontor. Ansvaret for at leve op til kravene påhviler de enheder, som udbyder de pågældende systemer. Dette gælder også disses indhold, og en forventet konsekvens af de nye krav vil være, at der sker en gen-nemgribende kassation af forældet indhold.
Politikken skal foreligge inden udgangen af 2010 og skal herefter opdateres en gang årligt.

D. Konsistens

AAU udbyder en mangfoldighed af webapplikationer med indbyrdes stærkt divergerende brugergrupper. Det er af helt afgørende betydning, at mulighederne for dette bliver bevaret (og gerne yderligere udbygget) med henblik på at imødekomme brugernes specifikke behov. Ikke desto mindre er der behov for en vis grad af konsistens på tværs af universitetets webapplikationer. Det handler både om simpel identifikation af AAU som afsender, bl.a. gennem den visuelle kommunikation, og om overholdelse af visse indholdsmæssige og tekniske standarder, jf. indsatsområdet konsolidering.

Parallelt med ovennævnte konsolidering udarbejdes derfor et sæt retningslinjer for udformning og indhold af AAU’s webkommunikation, der bl.a. omfatter en politik for webkommunikationens visuelle udformning. Disse retningslinjer skal dels understøtte den generelle forretningsstrategis mål om at profilere AAU på at være et kreativt, åbent og samarbejdsorienteret universitet, dels tage højde for førnævnte diversitet af webapplikationer.

Ansvaret for at fastlægge et sæt retningslinjer for den konsistente webkommunikation forankres i Fællesadministrationens informationskontor i samarbejde med Portal-teamet.

Retningslinjerne for konsistent webkommunikation inkl. en politik for den visuelle identitet skal foreligge inden udgangen af 2010, med henblik på at være implementeret inden udgangen af 2011, hvor alle AAU’s webapplikationer således skal overholde retningslinjerne. Retningslinjerne skal omfatte alle dele af webkommunikationen og tage højde for diversiteten, således at der differentieres mellem de forskellige niveauer.

E. Selvbetjening

På tværs af fakultetsadministrationerne, Fællesadministrationen og AUB gennemføres en analyse af potentialer for rationalisering gennem webbaserede selvbetjeningsløsninger i samspil med digitalise-ring af interne arbejdsgange. Analysen skal omfatte konkrete forslag til nye selvbetjeningsløsninger med et rationaliseringspotentiale. Ansvaret for analysen forankres hos ledelsen af den tværgående IT-organisation i samarbejde med Fællesadministrationens IT-afdeling, der har et særligt ansvar for fælles, webbaserede selvbetjeningsløsninger. Om nødvendigt kan analysen udliciteres.

Analysens resultater inkl. anbefalinger til nye initiativer skal foreligge inden udgangen af 2010.

Ledelse

For at webstrategien skal kunne gennemføres med succes og give AAU en webkommunikation, som er på forkant mht. brugerorientering og som effektivt understøtter universitetet overordnede strategiske mål, er det altafgørende, at universitetets ledelse på alle niveauer støtter de nævnte indsatsområder. Uanset at webstrategien kan få konsekvenser på det organisatoriske plan, er en ambitiøs forbedring af AAU's webkommunikation til fælles bedste.

Ansvaret for implementering af webstrategien og løbende opfølgning på den er placeret hos direktionens IKT-ansvarlige i form af overbibliotekaren og skal løftes i samarbejde med de øvrige berørte parter.

Relaterede officielle dokumenter

Webstrategi i PDF

Hent hele webstrategien (PDF udgave).